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如何策劃會(huì)議方案
一、引入案例
能干的王秘書，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導(dǎo)著打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場的發(fā)展，并在以拄的市場競爭中取得了驕人的戰(zhàn)果;這次司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報(bào)會(huì)，擬定出席人員約30人，會(huì)期3天。公司辦公室將策劃會(huì)議方案的任務(wù)交給了小王秘書，小王秘書經(jīng)過深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書大加贊賞。
問題:
1.知果你是小王秘書，會(huì)怎樣策劃這次會(huì)議呢?
2.會(huì)議策劃方案包括哪些內(nèi)容?
3.怎樣擬寫會(huì)議策劃方案?
二、知識介紹
(一)會(huì)議策劃方案的內(nèi)容
會(huì)議策劃方案是會(huì)議活動(dòng)各項(xiàng)策劃意圖的書面形態(tài)，是會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和指示制定的詳細(xì)周密的書面方案。它是會(huì)議籌備工作的依據(jù)，是會(huì)議籌備工作有序進(jìn)行的保障。會(huì)議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準(zhǔn)后由會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)具體實(shí)施。
會(huì)議策劃方案主要包括會(huì)議概要(會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等)、會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)、會(huì)議預(yù)算以及其他需要說明的事項(xiàng)。
1.會(huì)議概要
在會(huì)議概要部分，要確定會(huì)議主題。速記會(huì)議主題應(yīng)該與會(huì)議目標(biāo)一致，同時(shí)具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會(huì)議可以“展望未來”作為主題，公司年會(huì)可以“營銷整合提升績效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開的中期銷售會(huì)議，就以“認(rèn)清形勢、轉(zhuǎn)變觀念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深人人心，可以通過圖形標(biāo)志來表達(dá)主題，表現(xiàn)“展望未來”的標(biāo)志可以是未來風(fēng)格的設(shè)計(jì)，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會(huì)議主題的字母縮寫作為會(huì)議標(biāo)志。
在會(huì)議策劃方案中還應(yīng)寫明具體的召開時(shí)間、召開地點(diǎn)。如果會(huì)場有多個(gè)，也應(yīng)一一注明。同時(shí)，最好寫明所設(shè)立的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、秘書組、宣傳組、會(huì)務(wù)組和保衛(wèi)組等。并且還應(yīng)確定各組的負(fù)責(zé)人，分別負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議工作。
如果對會(huì)議所需設(shè)備有特殊要求，還應(yīng)在策劃方案中寫明品種、規(guī)格和具體要求。
2.會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)
會(huì)議日程是會(huì)議方案的主體部分。這里要考慮的是與會(huì)者的到達(dá)和離開時(shí)間、每一時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì)議主題內(nèi)容、活動(dòng)地點(diǎn)等，除正式會(huì)議議程外，括與會(huì)者用餐、參觀、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮禾安排。此外，開幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節(jié)。湖南速記會(huì)議日程經(jīng)常是一侶由時(shí)間和事件組成的表格，但是很多會(huì)議重要事項(xiàng)，不能在日程表中詳細(xì)扒舉，因此，對于會(huì)議策劃人員來說，一份詳盡的包含了會(huì)議從策劃、實(shí)施到評倪反饋每一個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實(shí)際上是會(huì)議組織的一份藍(lán)自，如果能夠按圖索驥，會(huì)議自然能夠組織得井井有條，達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。
3.會(huì)議預(yù)算以及其他需要說明的事項(xiàng)
會(huì)議預(yù)算要從實(shí)際出發(fā)，預(yù)算會(huì)議所需的交通費(fèi)用、餐宿費(fèi)、場地租用費(fèi)-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節(jié)約、高效”的會(huì)議原則操作。
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