內蒙古工業大學學生檔案管理辦法
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內蒙古工業大學學生檔案管理辦法
為嚴格規范我校學生檔案管理，保證學生檔案管理的標準化、制度化，提高學生檔案工作管理水平，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》的有關規定，結合我校實際，制定本辦法。本辦法適用于學校本、專科(高職)畢業生。
一、學生檔案材料的整理、歸檔與管理
1、學生檔案實行集中統一管理原則，確保檔案材料的完整、準確。各有關單位對學生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序。
2、學生檔案由各學院指定專人負責管理。各有關單位應在學生畢業前將相關檔案材料移交各學院歸入學生檔案。
3、歸檔材料包括普通高等學校招生考生檔案、普通高等學校全日制畢業生登記表、全國普通高等學校本專科畢業生就業通知書、國家學生體質健康標準登記卡(大學)、內蒙古工業大學錄取通知書、內蒙古工業大學學生成績單、內蒙古工業大學本科生畢業設計(論文)綜合成績評價表、內蒙古工業大學學生健康體檢表、獎懲材料等。
4、檔案保管要做到整潔衛生，并注意防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等。
5、檔案管理人員要定期對檔案進行全面檢查和核對，做到帳物相符。有特殊情況要隨時匯報，查明原因，及時處理。
二、學生檔案的交接與轉遞
1、畢業生離校后，各學院應及時與招生就業處進行檔案交接，并履行交接手續。畢業生檔案由招生就業處依據就業情況通過特快專遞(或機要件)、派人送達等方式轉遞。
2、畢業生檔案原則上不允許自帶。如遇特殊情況，須提供單位調檔信函及來人證件后，方可辦理相關手續。
3、檔案寄發、送達、領取前，需對檔案進行密封處理，每份檔案的存根與回執對應存檔，以備核查。
4、升學畢業生的檔案依據錄取通知書或調檔函件轉遞。
5、申請派遣的結業生，如需轉檔，可由結業生本人向學校提出轉檔申請，檔案轉至申請地，檔案中不配入“普通高等學校全日制畢業生登記表”;未申請派遣及未提交轉檔申請的.結業生，檔案由所在學院統一管理，待取得畢業資格并換發畢業證后，根據本人申請轉遞。
6、大學生服務西部等基層就業服務項目按照政策要求轉遞或暫存檔案。
7、畢業后未就業的畢業生，其檔案原則上由學校轉至其生源所在地人才服務中心或相關部門。
8、因故被退回的學生檔案，需提供核實后的轉檔地址辦理轉檔手續;退檔后半年內畢業生未提供有效轉檔地址的，學校將重新轉檔到畢業生生源所在地人才服務中心或相關部門。
三、學生檔案的查詢和調閱
1、學生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。
2、如有關單位調閱學生檔案，須提供單位介紹信，經核實無誤后，填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點、規定時間內調閱。
3、學生檔案的轉檔存根在學生畢業兩年后轉至校檔案館，如需查詢須提供介紹信及有效證件。
本辦法由內蒙古工業大學畢業生就業工作領導小組辦公室負責解釋。
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