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2016年IBM認(rèn)證考試知識點(diǎn)輔導(dǎo)
一、系統(tǒng)分析
1、審批文件包括很多種文件。這里僅包括機(jī)構(gòu)內(nèi)部征詢領(lǐng)導(dǎo)意見、看法，獲得領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的申請、請示，報(bào)告等文件。
2、審批文件包括的類型有：領(lǐng)用申請，問題請示，傳閱報(bào)告等
3、通用文件審批管理應(yīng)能適用不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置，不同的文件審批，不同的審批流程等情況，而不需要修改程序。
4、通用審批流程應(yīng)能處理各種特殊審批情況，通過用戶自定義實(shí)現(xiàn)未知審批流程。
二、流程定義
1、設(shè)計(jì)流程包括：預(yù)定義流程，自定義流程。
2、預(yù)定義流程是系統(tǒng)管理員預(yù)先設(shè)定好的審批流程，包括流程名稱，類型，適用部門，是否允許修改等設(shè)置，或者也可以來自用戶自定義流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員確定保留的流程;自定義流程是用戶在草擬或?qū)徟募䲡r(shí)臨時(shí)生成的審批流程。
3、預(yù)定義流程和自定義流程的區(qū)別是，預(yù)定義流程的通過角色再確定審批人員流轉(zhuǎn)，自定義流程則直接輸入審批人姓名進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
4、流程角色是根據(jù)用戶的職務(wù)獲得真實(shí)用戶名稱，包括：
申請人：草擬審批文件的人員
申請人部門經(jīng)理：申請人所在部門的負(fù)責(zé)人
指定部門經(jīng)理：當(dāng)人事、資金等審批時(shí)，需要征詢有關(guān)部門意見，如人事部、財(cái)務(wù)部等
分管副總經(jīng)理：負(fù)責(zé)管理該類審批的副總經(jīng)理
副總經(jīng)理秘書：當(dāng)需要多個副總經(jīng)理審批時(shí)，由副總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)
總經(jīng)理秘書：對需要總經(jīng)理批復(fù)的審批，由總經(jīng)理秘書決定是否提交，防止總經(jīng)理批復(fù)不必要的審批文件
總經(jīng)理：決定審批文件的最后處理意見
其他人：其他可能需要提交審批人
5、預(yù)定義流程就是各種流程角色任意組合。
三、審批流程
1、用戶草擬文件，包括文件標(biāo)題、類型、內(nèi)容等，根據(jù)審批的情況不同將要求輸入不同的內(nèi)容。
2、通過文件類型選擇文件審批的預(yù)定義流程，系統(tǒng)根據(jù)用戶的部門和職務(wù)獲得審批人姓名，流轉(zhuǎn)到審批人的待辦事宜中，并通知審批人。
3、或用戶可以自定義流程，直接輸入審批人姓名，審批文件按用戶自定義的流程流轉(zhuǎn)，可以通過審批類型設(shè)置用戶是否有權(quán)限自定義或更改審批流程。
4、審批人從待辦事宜，收件箱或直接審批文件數(shù)據(jù)庫中獲得需要審批的文件，根據(jù)審批文件的內(nèi)容決定：
回退給上個審批人或申請人
提交其他人征詢相關(guān)意見，相關(guān)人員輸入意見后，返回給審批人，重復(fù)第四步。
在權(quán)利范圍內(nèi)修改審理流程，決定以后的審批人
按預(yù)定流程進(jìn)行，如果是最后一個審批人，則將文件審批結(jié)果返回給申請人。
5、根據(jù)審批文件的重要性決定是否歸檔保存，以及保存的時(shí)間等。
四、設(shè)計(jì)要求
1、申請人提交申請后，將不能修改內(nèi)容，但可以查閱審批狀態(tài)，且可以發(fā)送催辦通知，且可以設(shè)置每次流轉(zhuǎn)時(shí)是否需要通知申請人當(dāng)前審批狀態(tài)。
2、如果審批人在指定的天數(shù)后沒有審批文件，可以在流程設(shè)置中設(shè)置：
作為拒絕審批，回退給申請人
跳過當(dāng)前審批人，直接傳閱給下一個審批人審批
指派其他人代其審批文件
3、審批人在輸入審批意見時(shí)可以設(shè)置：
允許查閱審批意見的人員，如人事任免申請等
審批結(jié)束時(shí)是否需要獲得通知
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