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提升物資采購管理措施淺析
本文針對物資采購供應(yīng)過程中易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，結(jié)合多年物資管理經(jīng)驗(yàn)，提出一些加強(qiáng)物資采購監(jiān)管的具體措施和方法，和同仁們共同探討與交流。
1.現(xiàn)代企業(yè)物資供應(yīng)管理的模式
物資供應(yīng)管理，是指為保障企業(yè)物資供應(yīng)而對企業(yè)采購、倉儲活動進(jìn)行的管理,是對企業(yè)采購、倉儲活動的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等活動。其職能是供應(yīng)、管理、服務(wù)、經(jīng)營。目標(biāo)是以最低的成本最優(yōu)的服務(wù)為企業(yè)提供物資和服務(wù)。
2.物資采購管理的職能
目前，很多企業(yè)認(rèn)為只有銷售獲取利潤，而把采購認(rèn)為是光花錢不賺錢的日常業(yè)務(wù)職能。在市場經(jīng)濟(jì)條件下必須正確認(rèn)識企業(yè)物資采購管理的職能。物資采購管理是物資管理的重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)通過市場換取所需物資的經(jīng)濟(jì)活動。企業(yè)物資采購管理應(yīng)將企業(yè)所需的原材料等物資能夠適質(zhì)、適量、適時并以適當(dāng)?shù)膬r格購入，而使其生產(chǎn)成本最低。因此，物資采購部門是節(jié)省費(fèi)用和獲取利潤的職能部門。
物資管理的職能應(yīng)包括以下內(nèi)容:
2.1市場調(diào)查和研究
市場調(diào)查的目的在于掌握有關(guān)的采購信息，掌握市場行情變化動態(tài)和數(shù)據(jù)，并進(jìn)行整理分析，為科學(xué)的采購決策提供依據(jù)。市場調(diào)查的信息應(yīng)包括:
(1)貨源信息。
(2)價格信息。
(3)供貨單位信息。
(4)運(yùn)輸條件。
(5)新產(chǎn)品信息。
(6)管理方面的信息。
(7)其它信息。
2.2采購決策
采購部門應(yīng)根據(jù)計(jì)劃期物資的需要量、物資儲備定額、市場狀況，進(jìn)行正確的采購決策。
采購決策主要內(nèi)容包括以下幾個方面:
(1)采購質(zhì)量與價格，即采購什么物資自制還是市場采購?是否有代用品?物資的品種、規(guī)格?準(zhǔn)備以什么樣的價格購入?
(2)訂購數(shù)量與時機(jī)，即要買多少物資?在什么時候購買有利?
(3)供應(yīng)單位的評價與選定，即向誰采購?用什么指標(biāo)來評價供應(yīng)單位?
(4)采購方法的選擇，即怎樣選定供應(yīng)單位，以不公開的方式進(jìn)行采購，還是不選定具體的供應(yīng)單位，以公開竟價的方法進(jìn)行采購?
2.3供需銜接
根據(jù)采購計(jì)劃同選定的供貨單位辦理采購手續(xù)。
2.4進(jìn)貨作業(yè)管理
即包括催(提)貨、驗(yàn)收、入庫、貨款結(jié)算等進(jìn)貨的日常作業(yè)管理。
2.5采購管理分析評價
通過對采購記錄和有關(guān)資料的分析.對供貨單位和合同執(zhí)行情況作出評價，評定企業(yè)采購工作效率，對采購人員進(jìn)行考核，制定改進(jìn)采購工作的方一法和措茄。
3.采購的基本原則
物資采購在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用日益重要，實(shí)現(xiàn)采購管理的目標(biāo).企業(yè)采購作業(yè)除了應(yīng)遵守國家政策、法令、市場管理?xiàng)l例和物價政策外，還應(yīng)遵循以下采購的基本原則:
3.1適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量
質(zhì)量是施工企業(yè)的生命線，因而施工企業(yè)或項(xiàng)目的管理者必須深刻理解質(zhì)量與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系，在物資采購管理過程中加強(qiáng)質(zhì)量管理，避免因物資質(zhì)量不滿足要求造成的返工、停工、整改等額外支出，以及造成工程質(zhì)量隱患所帶來的損失。采購作業(yè)中應(yīng)采購質(zhì)量最恰當(dāng)?shù)奈镔Y，以保證產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在生產(chǎn)消費(fèi)中達(dá)到“實(shí)用”的價值。值得注意的是，并不是所有采購的物資，都要求“優(yōu)質(zhì)”。因?yàn)樽顑?yōu)的質(zhì)量，并不一定是生產(chǎn)上最適合的原材料，使用上也不見得能達(dá)到最優(yōu)的價值。因此在采購工作中應(yīng)運(yùn)用價值分析法，去尋找功能相當(dāng)而價格低廉的替代品，以擴(kuò)大物資的供應(yīng)來源，維持企業(yè)穩(wěn)定持久的物資要求。
3.2適當(dāng)?shù)臄?shù)量
建設(shè)施工是一個長時間的過程，除了要做好施工組織設(shè)計(jì)及項(xiàng)目管理外，必須對物資采購進(jìn)行有效的管理，以保證物資的及時供應(yīng)，預(yù)防因物資供應(yīng)拖延工期造成的索賠和反索賠，可見，物資的采購期的管理直接關(guān)系到項(xiàng)目是否能夠按期竣工以及公司的發(fā)展是否順利。決定適當(dāng)?shù)牟少彅?shù)量應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法。定量方法有經(jīng)濟(jì)訂購量、最高與最低數(shù)量等。在采購作業(yè)時必須考慮采購條件，例如質(zhì)量是否合適?地區(qū)是否較近?價格有無折扣及市場價格的發(fā)展趨勢，交貨期是否合適?運(yùn)輸能力與采購量是否匹配等等。這些采購條件在定量計(jì)算時不可能事先考慮到，必須到具體執(zhí)行時才可恨據(jù)實(shí)際情況來處理。
3.3適當(dāng)?shù)膬r格
采購作業(yè)應(yīng)堅(jiān)持質(zhì)量第一原則.否則.即使價格再低廉也無使用價值。有些企業(yè)采購人員只圖價格便宜.而忽視了物資的質(zhì)量，有的甚至影啊進(jìn)貨日期，耽誤了生產(chǎn)、工程需用，結(jié)果給企業(yè)帶來很大損失。在市場經(jīng)濟(jì)條件下物資的價格與市場的競爭狀態(tài)有關(guān)。物資供應(yīng)單位一般傾向于按成本或市場價格來決定價格。按成本方法，供應(yīng)單位按成本加一定的利潤來確定價格。按市場法，根據(jù)市場行情來制定價格。如果供應(yīng)單位得不到合理的利潤.長期的、連續(xù)不斷的物資供應(yīng)就得不到保證。采購應(yīng)支付保證物資適質(zhì)、適時、適量供應(yīng)不斷進(jìn)行的最低價格。因此.物資采購時既要考慮爭取最低的價格，以保持在市場競爭中的有利地位.同時又應(yīng)和供應(yīng)單位保持長期的供需關(guān)系。
3.4適當(dāng)?shù)目荚u體系
3.4.1 建立考核評價體制
加強(qiáng)供應(yīng)商的考核評價工作，可以優(yōu)選供應(yīng)商，為供應(yīng)商管理提升有效憑據(jù)。這首先需要建立、健全供應(yīng)商的評價指標(biāo)體系。
供應(yīng)商評價體系應(yīng)當(dāng)建立在公平、公正、公開原則、定量原則、成本性原則和可操作性原則的基礎(chǔ)上。對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)對供應(yīng)商調(diào)研后的反饋信息，分別對業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)(如價格、質(zhì)量、付款周期、交貨周期、服務(wù)、經(jīng)營業(yè)績等，考核的是供應(yīng)商的管理水平、經(jīng)營業(yè)績)、商業(yè)信譽(yù)指標(biāo)(合同履行情況、有無違規(guī)違紀(jì)記錄等，考核的是供應(yīng)商是否信守合同，并且能做到無論是買方市場情況下、還是賣方市場情況下都能遵守商業(yè)道德)等考核指標(biāo)給出相應(yīng)的分值，同時根據(jù)物資產(chǎn)品類別、金額、影響大小、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)等來設(shè)定指標(biāo)權(quán)重，計(jì)算加權(quán)分，并得出評估分。
然后基于供應(yīng)商評價進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的分級管理。在對供應(yīng)商進(jìn)行評估后，就可以對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，并根據(jù)供應(yīng)商級別的不同，在合同簽訂、付款方式、付款周期等方面采用不同的策略。通常來講，對供應(yīng)商進(jìn)行評估時，應(yīng)按照供應(yīng)商考核評價的差異設(shè)定不同的等級，并在以后的物資采購過程中合理加以應(yīng)用。
3.4.2 建立基于考核評價的獎懲機(jī)制
物資采購管理部門應(yīng)該通過日常檢查與定期考核相結(jié)合的廣泛，做好工程物資供應(yīng)商的后續(xù)管理，爭取做到有獎、有罰，獎懲分明。
建立激勵機(jī)制。物資采購部門通過對供應(yīng)商的檢查與考核，對其服務(wù)的效率、提供商品的質(zhì)量、后繼服務(wù)等方面的整體情況有一個基本了解與掌握，并根據(jù)這個綜合考核，將同類物資供應(yīng)商進(jìn)行歸類、分析，對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵。具體的獎勵辦法可以有很多，如特別優(yōu)秀的供應(yīng)商可以通過定為定點(diǎn)供應(yīng)商加以獎勵;或使其享有同等價格優(yōu)先簽訂合同的獎勵。
完善對違規(guī)供應(yīng)商的處罰機(jī)制。這可以根據(jù)檢查情況與供應(yīng)商的違約程度，采取相應(yīng)的處罰辦法和措施。例如，對實(shí)施履約保證金的供應(yīng)商，如果違約即扣除其履約保證金;嚴(yán)重違約的則取消其供應(yīng)資格;對經(jīng)常出現(xiàn)嚴(yán)重違約的供應(yīng)商應(yīng)禁止其參加采購活動。
4.結(jié)語
物資是工程項(xiàng)目實(shí)施的先決條件，物資采購的周期和材料質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量，是項(xiàng)目能否順利竣工的有效保障。物資采購供應(yīng)作為施工企業(yè)生產(chǎn)過程中重要的一環(huán)，其管理活動中需要各方共同努力，相互協(xié)調(diào)，規(guī)范操作，共同監(jiān)督，確保采購工作制度化、規(guī)范化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)實(shí)現(xiàn)物資采購保供與創(chuàng)效的最終目的，因此，企業(yè)必須對此有一個明確的認(rèn)識，并采取切實(shí)可行的措施加強(qiáng)物資采購管理，真正地服務(wù)施工、降低項(xiàng)目成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
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