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采購(gòu)的具體流程
作為一個(gè)采購(gòu)人員，采購(gòu)的流程是必須要熟悉的，yjbys小編下面為你整理了采購(gòu)的詳細(xì)流程，希望對(duì)你有所幫助。
1、尋找合格供應(yīng)商
(1)索樣詢價(jià)
為使公司能采購(gòu)到適價(jià)的零件，采購(gòu)課采購(gòu)員需隨時(shí)收集自行車(chē)零配件相關(guān)工廠的供應(yīng)信息，當(dāng)公司有需要時(shí)，應(yīng)向相關(guān)廠商進(jìn)行索樣并詢價(jià)。此時(shí)需填寫(xiě)《樣品單》及《詢價(jià)單》。
(2)樣品確認(rèn)
樣品索回后，需即時(shí)開(kāi)具《樣品零件確認(rèn)單》交給產(chǎn)開(kāi)課進(jìn)行樣品確認(rèn)，以判定該廠商的產(chǎn)品是否符合我司要求。
(3)廠商報(bào)價(jià)
判斷合格的供應(yīng)商，需根據(jù)本公司的付款條件、品質(zhì)要求、交貨時(shí)間等，要求供應(yīng)商報(bào)最優(yōu)惠價(jià)格。
(4)確認(rèn)報(bào)價(jià)
采購(gòu)經(jīng)理依據(jù)同種產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格，對(duì)廠商的報(bào)價(jià)進(jìn)行確認(rèn)回簽，然后交采購(gòu)課長(zhǎng)輸入公司ERP系統(tǒng)價(jià)格庫(kù)。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)原件由采購(gòu)經(jīng)理保存，復(fù)印件發(fā)給財(cái)務(wù)作為對(duì)帳和結(jié)算的依據(jù)，并抄報(bào)總經(jīng)理備案。
(5)合格供應(yīng)商確認(rèn)
當(dāng)上述步驟完成后，將該供應(yīng)商的相關(guān)信息登記入《供應(yīng)商審核表》交相關(guān)部門(mén)審核。若審核通過(guò)可將該廠商列為我司合格供應(yīng)商，將其列入公司《合格供應(yīng)商名錄》。以后每隔半年，對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行考核，并將結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評(píng)核表》。
2、采購(gòu)訂單管理
(1)下采購(gòu)訂購(gòu)單
接到《訂購(gòu)書(shū)》后，采購(gòu)課長(zhǎng)根據(jù)訂購(gòu)書(shū)客號(hào)、車(chē)型找出相對(duì)應(yīng)的《用料明細(xì)表》，確認(rèn)資料無(wú)誤后，將訂購(gòu)書(shū)及用料明細(xì)轉(zhuǎn)給采購(gòu)員下單。各采購(gòu)員在接到資料后，進(jìn)入公司ERP系統(tǒng)，查詢業(yè)務(wù)、生管是否已在ERP中過(guò)帳，待其過(guò)帳后，采購(gòu)方能在ERP中下采購(gòu)單。采購(gòu)下單時(shí)，需在訂購(gòu)單上詳細(xì)標(biāo)明訂單號(hào)如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發(fā)的訂單編號(hào),第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號(hào)，流水號(hào)由各采購(gòu)員掌控)。采購(gòu)員在下單時(shí)，需查倉(cāng)庫(kù)有無(wú)庫(kù)存料件和半成品(若有庫(kù)存，需扣庫(kù)存數(shù)，同時(shí)需填寫(xiě)《零件代用通知單》交于研發(fā)部檢驗(yàn)是否可代用)，采購(gòu)訂單應(yīng)在2天內(nèi)發(fā)出。
(2)審核規(guī)格、價(jià)格
采購(gòu)課長(zhǎng)依據(jù)《訂購(gòu)書(shū)》及《用料明細(xì)表》對(duì)各采購(gòu)員所下的《訂購(gòu)單》的內(nèi)容(即：規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交期)進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)時(shí)需再次掌控是否已消化了庫(kù)存料件，核對(duì)完成后轉(zhuǎn)至采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)并在ERP中過(guò)帳。采購(gòu)課長(zhǎng)需將各采購(gòu)員所下的訂購(gòu)單內(nèi)容總結(jié)在公司服務(wù)器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中，供其他部門(mén)查詢。
(3)FAX訂購(gòu)單
經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)完的《訂購(gòu)單》，統(tǒng)一交由文印室FAX給供應(yīng)商。
(4)跟催回傳訂購(gòu)單
FAX完后的《訂購(gòu)單》，交由各采購(gòu)人員。各采購(gòu)員將各自負(fù)責(zé)的零件資料進(jìn)行整理，在《訂購(gòu)單》FAX后1小時(shí)內(nèi)應(yīng)打電話給廠商，確認(rèn)訂單是否有收到，三日內(nèi)需接到供應(yīng)商的回傳訂單，若未接到，需主動(dòng)打電話詢問(wèn)訂單是否有變更等事宜。
(5)延遲交期通知業(yè)務(wù)
采購(gòu)員在接到廠商的回傳單后，需確認(rèn)廠商所回傳的內(nèi)容有無(wú)更改。若廠商回傳的交期確認(rèn)OK，采購(gòu)員可記錄下來(lái)，資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤，這時(shí)需協(xié)調(diào)廠商以達(dá)到共識(shí)。在協(xié)調(diào)達(dá)不到共識(shí)時(shí)，應(yīng)即時(shí)填制《品質(zhì)交期異常反饋表》，知會(huì)業(yè)務(wù)部經(jīng)理或相關(guān)跟單業(yè)務(wù)員，以便及時(shí)通知客戶。采購(gòu)需在下單后一星期內(nèi)回復(fù)業(yè)務(wù)訂單的交期是否有問(wèn)題(業(yè)務(wù)人員可在公司服務(wù)器/到料情況查詢文件夾中隨時(shí)能查到)。
(6)訂購(gòu)單的整理、歸檔
采購(gòu)員在接到文控中心FAX后的訂購(gòu)單后，需將原始訂購(gòu)單整理后歸檔在各廠商的資料夾中。
3、催貨
(1)到交期前聯(lián)絡(luò)廠商
采購(gòu)員根據(jù)自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動(dòng)打電活給供應(yīng)商，了解零物料的進(jìn)度，以便及時(shí)調(diào)整。
(2)跟進(jìn)料件
采購(gòu)員在將零物料跟催進(jìn)倉(cāng)庫(kù)后，需及時(shí)了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉(cāng)后，采購(gòu)動(dòng)作方結(jié)束，料件不合格，需在第一時(shí)間給予處理。
(3)物料挪用
當(dāng)訂單所需物料無(wú)法及時(shí)到貨，且倉(cāng)庫(kù)有其他訂單的相同物料時(shí)，采購(gòu)可填制《物料挪用單》，經(jīng)資材部經(jīng)理批準(zhǔn)后，交倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行物料挪用。
4、五金件(零星物件)采購(gòu)
(1)接采購(gòu)申請(qǐng)單
采購(gòu)員在接到各部門(mén)開(kāi)出的申購(gòu)單后，應(yīng)報(bào)請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，貴重物品應(yīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可實(shí)施采購(gòu)。
(2)實(shí)施采購(gòu)
各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，采購(gòu)員根據(jù)其內(nèi)容，選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。其中，設(shè)備維修所需的配件，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成，其他五金件應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成。
(3)通知領(lǐng)用
采購(gòu)物品到貨入五金倉(cāng)后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)用。
5、對(duì)帳、請(qǐng)款
(1)對(duì)帳
采購(gòu)員每月根據(jù)各廠商的月結(jié)對(duì)帳明細(xì)單，進(jìn)行單價(jià)的核對(duì)，如有異議須與廠商溝通，核對(duì)無(wú)誤后交還財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。
(2)請(qǐng)款
采購(gòu)經(jīng)理每月月底接財(cái)務(wù)的應(yīng)付帳款明細(xì)表，根據(jù)與各供應(yīng)商達(dá)成的付款協(xié)議，進(jìn)行請(qǐng)款，此時(shí)需填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。
6、不良品處理
(1)接檢驗(yàn)異常報(bào)告單
采購(gòu)員在接到進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單或生產(chǎn)線品質(zhì)異常跟蹤改善確認(rèn)單時(shí)，需仔細(xì)了解料件的問(wèn)題點(diǎn)，然后即時(shí)將報(bào)告單FAX廠商，請(qǐng)廠商給予處理方案。
(2)回饋處理結(jié)果
采購(gòu)人員需及時(shí)跟催廠商的處理結(jié)果，若有技術(shù)上的協(xié)調(diào)問(wèn)題，需及時(shí)通知我司研發(fā)部或品管部與其協(xié)調(diào);若是退貨，需及時(shí)跟進(jìn)將料件退回廠商。
(3)跟進(jìn)良品入倉(cāng)
料件退貨后，需隨時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商新補(bǔ)料件的供貨進(jìn)度，直至良品入倉(cāng)。
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