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軟件項(xiàng)目的溝通管理
引導(dǎo)語：項(xiàng)目管理中，溝通是一個軟指標(biāo)，其所起的作用不好量化，溝通對項(xiàng)目的影響往往也是隱形的。下面是yjbys小編為你帶來的軟件項(xiàng)目的溝通管理，希望對大家有所幫助。
項(xiàng)目溝通管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識體系中的九大知識領(lǐng)域之一，項(xiàng)目溝通管理在成功所必須的因素—人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵性連接。
溝通對項(xiàng)目的成功，尤其是IT項(xiàng)目的成功非常重要。本文就圍繞溝通的重要意義、項(xiàng)目干系人、溝通對效率的影響、溝通的關(guān)鍵要素這幾方面展開一些探討，最后結(jié)合高職外語教學(xué)、綜合測評平臺項(xiàng)目，對溝通在小組軟件開發(fā)過程中的應(yīng)用進(jìn)行案例分析。
1、溝通的意義及項(xiàng)目干系人分析
項(xiàng)目管理要素有：范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險、采購、溝通，一個成功的項(xiàng)目與這些因素是緊緊相關(guān)、不可分離的。但是在項(xiàng)目的實(shí)際參與和項(xiàng)目的操作過程中，可以發(fā)現(xiàn)無論是項(xiàng)目管理中的哪個因素，與其關(guān)聯(lián)最多、涉及活動最多的是項(xiàng)目干系人，項(xiàng)目干系人一般包括最終用戶、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目公司的管理層等一些主要的利害關(guān)系者。項(xiàng)目管理中時間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險、采購等很大一部分是與人的溝通與人的管理有關(guān)，如何做好人的管理、如何組建一個成功的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、如何在項(xiàng)目中發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的所有潛力、如何與客戶的關(guān)系日趨完善、如何做到讓客戶滿意，這些都是在“溝通”管理中所必須及掌握的要素。
要做好各要素溝通，要實(shí)現(xiàn)于人的管理，就應(yīng)站在這些“項(xiàng)目干系人”的角度上，從他們的需要及利益出發(fā)，最大限度地通過項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)他們的價值，如果脫離這些，那么項(xiàng)目是很難獲得成功的。項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶進(jìn)行需求調(diào)研及交流前，一般先要充分考慮項(xiàng)目的需求性及可行性，然后列一個需求管理(包括詳細(xì)的溝通計(jì)劃及溝通要求)計(jì)劃，并且要考慮需求溝通中所需的人員、資源、時間的要求，這樣才可以保證需求調(diào)研的準(zhǔn)確性。很多軟件項(xiàng)目在其開發(fā)過程中，客戶突然提出需求變更，給項(xiàng)目的進(jìn)展帶來不利的影響，雖然很大程度上這是客戶主觀因素造成的，但也說明項(xiàng)目組在和客戶進(jìn)行前期溝通的時候，沒有充分考慮一些假設(shè)或約束因素，也沒有充分明確列舉溝通要求。
同樣，除了和客戶進(jìn)行溝通之外，在項(xiàng)目開發(fā)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目成員之間的溝通方式及項(xiàng)目經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)的建設(shè)技巧也是直接影響到項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。項(xiàng)目過程中溝通的目的是為了“保持項(xiàng)目進(jìn)展、識別潛在問題、征求建議以改進(jìn)項(xiàng)目績效”，如果在項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)過程中未把好溝通這道關(guān)，可能會產(chǎn)生意料之外的項(xiàng)目失敗，同樣一個好的配合團(tuán)隊(duì)能使項(xiàng)目達(dá)到事半功倍的效果，關(guān)于溝通的具體的一些方法和技巧將在下文談到。
2、溝通與效率的關(guān)系
2.1項(xiàng)目復(fù)雜程度與實(shí)施效率
溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項(xiàng)目本身的復(fù)雜度和禍合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統(tǒng)技術(shù)主管JoelAron，在他所工作過的9個大型項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，對程序員的實(shí)施效率進(jìn)行了研究。他根據(jù)程序員和系統(tǒng)部分之間的交互劃分這些系統(tǒng)，得到實(shí)施效率表。
一般說來，底層軟件(操作系統(tǒng)、編譯器、嵌入式系統(tǒng)、通信軟件)的接口復(fù)雜度要比應(yīng)用軟件(MIS、操作維護(hù)軟件、管理軟件)要高得多。
在估算軟件開發(fā)項(xiàng)目工作量時要充分考慮任務(wù)的類別和復(fù)雜程度，因?yàn)槌橄蟮摹⒔涌趶?fù)雜的系統(tǒng)開發(fā)過程，其溝通消耗必然大。另外，有深厚行業(yè)背景的軟件，要考慮開發(fā)人員為熟悉行業(yè)知識所需付出的溝通消耗。
2.2團(tuán)隊(duì)規(guī)模與實(shí)施效率
需要協(xié)作溝通的人員的數(shù)量會影響開發(fā)成本，因?yàn)槌杀镜闹饕M成部分是相互的溝通和交流，以及更正溝通不當(dāng)所引起的不良結(jié)果(系統(tǒng)調(diào)試)。
人與人之間必需通過溝通來解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問題，如果項(xiàng)目有n個工作人員，則有nx(n-1)/2個相互溝通的路徑。假設(shè)一個人單獨(dú)開發(fā)軟件，年實(shí)施效率為1000行代碼，而每一條溝通路徑上每年消耗掉的工作量可折合500行代碼，則團(tuán)隊(duì)規(guī)模和溝通消耗以及實(shí)施效率存在以下關(guān)系。
2.3團(tuán)隊(duì)的默契度與實(shí)施效率
團(tuán)隊(duì)的默契程度對軟件實(shí)施效率影響很大。一個經(jīng)過長期磨合、相互信任、形成一套默契做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì)，可能省掉很多不必要的溝通，其合力甚至可以超越這個團(tuán)隊(duì)本身，而做出一些平時他們連想都不敢想的成就來。相反，初次合作的團(tuán)隊(duì)因項(xiàng)目成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度不高等原因，就要充分考慮溝通消耗。
營造一個配合默契的團(tuán)隊(duì)并沒有一個簡單易行的規(guī)定和過程，但是有一個必不可少的因素，那就是團(tuán)隊(duì)中的所有成員對這個小組承擔(dān)的全部義務(wù)，成員樂于為整個團(tuán)隊(duì)而放棄自己的利益和志向，這樣整個團(tuán)隊(duì)就一定有很強(qiáng)的內(nèi)聚力，而且一個人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊(duì)中心情一般都較好，這種良好的氛圍所能帶來的能量是不可估量的。
所以持續(xù)良好的溝通和交流是一個團(tuán)隊(duì)的無形資產(chǎn)，而由之形成的一個自然、穩(wěn)定、默契的開發(fā)團(tuán)隊(duì)就是軟件企業(yè)的核心競爭力所在。
3、溝通的一些要素
一個優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)組織和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對目的成敗起決定作用，他必然也是一個善于溝通的人。溝通研究專家勒德洛(LudIow,R.)提到，高級管理人員往往花費(fèi)80%的時間以不同的形式進(jìn)行溝通。普通管理者約花50%的時間用于傳播信息。缺乏溝通這個問題是不能通過技術(shù)來進(jìn)行改進(jìn)的，現(xiàn)在技術(shù)發(fā)展很快，但人們對溝通和融洽相處的需求不但沒有減少，反而顯得越來越重要了。
溝通的效率直接影響管理者的工作效率，在項(xiàng)目成員間改善溝通將提高士氣、生產(chǎn)率、質(zhì)量，并可以減少成本，使得項(xiàng)目更好開展。但如果出現(xiàn)溝通問題，也可以遵循以下過程來有效地控制問題：找出問題的起因;實(shí)行糾錯行為;加強(qiáng)工作環(huán)境中的溝通活動。
4、項(xiàng)目中溝通運(yùn)用的案例分析
筆者在負(fù)責(zé)開發(fā)外語學(xué)院的英語網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、考試綜合平臺時，就充分考慮軟件項(xiàng)目管理中溝通的一些要素。整個項(xiàng)目按小組軟件開發(fā)過程(TSP)進(jìn)行開發(fā)，其中每個步驟都涉及到了溝通。
4.1技術(shù)調(diào)研
該項(xiàng)目是為教師和學(xué)生進(jìn)行英語教學(xué)、考試、以及評估的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全程的英語學(xué)習(xí)、測試，老師也可以利用這個平臺動態(tài)的掌握學(xué)生的情況。在技術(shù)采用方案中，我們打算用ASP.NET+SQLSERVER進(jìn)行開發(fā)，分三層體系結(jié)構(gòu)。在聽取了他們構(gòu)思的同時，針對項(xiàng)目調(diào)研情況，我們也從技術(shù)層面上闡述了自己的看法、最后達(dá)成了一個初步共識。
4.2需求分析
項(xiàng)目的最終用戶是外語老師和學(xué)生，我們開始與外語學(xué)院老師進(jìn)一步接觸，了解高職外語教學(xué)領(lǐng)域內(nèi)的情況。為了防止或減少用戶需求變更，產(chǎn)通目標(biāo)中考慮了很多制約因素和假設(shè)因素，大概經(jīng)過了一個星期的溝通，一份完整的SRS文檔生成，并且我們將SRS的段和節(jié)編號，用來確定每一個說明的來源。
4.3概要設(shè)計(jì)
軟件的大概要求和功能在得到確定后，項(xiàng)目流程到了概要設(shè)計(jì)階段，這時項(xiàng)目開發(fā)小組完全啟動，項(xiàng)目小組開始制定詳細(xì)工作目標(biāo)、角色目標(biāo)等。
4.4詳細(xì)設(shè)計(jì)
在概要設(shè)計(jì)階段定義好了各功能模塊、明確了開發(fā)者責(zé)任之后，開始了模塊內(nèi)的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，在這個階段我們定義了整個平臺數(shù)據(jù)庫，在定義數(shù)據(jù)表和字段時，有兩位成員的想法互不相同.兩人各持己見，爭的面紅耳赤，僵持不下，最終雙方把各自的想法和理由列個清單，征求了小組其他成員和外語學(xué)院老師的意見，經(jīng)過大家共同的分析，最終確定了某一個成員的數(shù)據(jù)庫方案，另外那個成員也心服口服。
4.5編碼設(shè)計(jì)
在編碼階段的每次會議中，我們都要掌握各個成員的進(jìn)度，詢問下個階段的安排，并要求每個成員在會議中都要開城布公地對待問題，不能隱瞞，使小組保持一種透明的風(fēng)格。這樣我們就可以知道將要發(fā)生什么事情，并預(yù)見問題，以便能迅速進(jìn)行調(diào)整。
4.6集成與測試
在開發(fā)后期，各個模塊功能基本完成，在確認(rèn)每個模塊基本上無獨(dú)立缺陷和比較好的質(zhì)量后，進(jìn)人了整體的測試。
這個項(xiàng)目在制作半年后完工，并測試合格，現(xiàn)運(yùn)行非常正常，總結(jié)這個項(xiàng)目的一些經(jīng)驗(yàn)，要確保軟件開發(fā)質(zhì)量和效率，與用戶的有效溝通以及開發(fā)成員間的良好協(xié)作是關(guān)鍵，要達(dá)到這一點(diǎn)，一個團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)具備以下三個要素：透明性、聆聽、協(xié)商。透明性能使整個小組知道將要發(fā)生什么事情、并能預(yù)見問題，知道什么時候誰最需要幫助，并能保持整個小組工作的一致性。最好的交流者應(yīng)該是非常善于聆聽的人，這種聆聽?wèi)?yīng)該是全身心的，只有這樣，別人才會和你進(jìn)行比較深的交流，你也會準(zhǔn)確地領(lǐng)會對方的意圖。協(xié)商最重要的作用是解決問題和分歧，能使得矛盾雙方都得到一個滿意的結(jié)果。
項(xiàng)目溝通管理是一門藝術(shù)，這不僅僅表現(xiàn)在“項(xiàng)目干系人”相互之間的溝通技巧上，無論在哪個領(lǐng)域的項(xiàng)目管理中，這些溝通技巧都可以通用，并且可以結(jié)合各自領(lǐng)域的一些獨(dú)特要素去實(shí)施。在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目的全局管理上，項(xiàng)目管理的八大要素記起來簡單，這就需要藝術(shù)化的管理、技巧性的操作，管理上的條條框框雖然是定死的，但人可以動態(tài)地去應(yīng)用它。但如何靈活地駕御它，使這些要素在操作上更方便，更適合應(yīng)用到實(shí)際項(xiàng)目中去。
【拓展內(nèi)容】
軟件項(xiàng)目溝通管理的重要性
溝通不僅僅是軟件項(xiàng)目管理的必要手段，溝通更是軟件項(xiàng)目建設(shè)過程中的必需工具和必不可少的重要工序。
在做軟件項(xiàng)目測試服務(wù)的過程中經(jīng)常聽到如下抱怨：開發(fā)出來的東西根本不是我們想要的;我們要求的某某功能沒有實(shí)現(xiàn);最令甲方難平心中之憤的是之前這些問題都已經(jīng)口頭告知了乙方項(xiàng)目組成員，而乙方在項(xiàng)目實(shí)施過程中卻竟然無視如此重要的需求與反饋。也會聽到有的乙方項(xiàng)目經(jīng)理的苦訴：我手下的程序員在設(shè)計(jì)評審時描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開發(fā)出來后，我發(fā)現(xiàn)和我所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……
也許有些情況比上述問題還要復(fù)雜，那么，問題何在?其實(shí)以上諸多問題都是有溝通引起的，溝通無效導(dǎo)致軟件項(xiàng)目的最終失敗。在軟件行業(yè)，溝通的成敗決定整個項(xiàng)目的成敗，溝通的效率影響整個項(xiàng)目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險是軟件項(xiàng)目的最大風(fēng)險之一。在需求多變、邏輯性強(qiáng)、復(fù)雜程度高的軟件項(xiàng)目建設(shè)過程中需要建立起良好的溝通計(jì)劃與秩序，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臏贤☉B(tài)度與科學(xué)的溝通方法保障軟件項(xiàng)目的順利實(shí)施。
明確的顧客需求誕生于和甲方的互動溝通之中，軟件項(xiàng)目建設(shè)之初客戶需求的確定依靠甲乙雙方的不斷溝通來完成。軟件項(xiàng)目建設(shè)的軟肋在于客戶需求的把握。項(xiàng)目建設(shè)之初需要乙方派出專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)骨干與乙方進(jìn)行深入溝通，充分把握客戶的實(shí)際需求，有時候鑒于項(xiàng)目之初客戶需求的模糊性或者甲方項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)與業(yè)務(wù)范圍所限，在一開始甲方的需求表達(dá)的還是不夠深入、全面。這就需要乙方憑借自己的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)或者行業(yè)經(jīng)驗(yàn)未雨綢繆給出規(guī)劃建議或細(xì)節(jié)的充分考慮，為項(xiàng)目需求做出充分準(zhǔn)確的余量規(guī)劃。而這些都是建立在不斷地反復(fù)溝通與對最終用戶的深入調(diào)研的基礎(chǔ)之上的。在這里對于溝通與調(diào)研的方法不做贅述。
軟件項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目組內(nèi)部需要建立良好的溝通秩序(溝通計(jì)劃)并保證溝通的有效性。我們曾遇到過這樣一個案例，某軟件企業(yè)在開發(fā)某業(yè)務(wù)管理軟件，客戶需求做得非常完善，系統(tǒng)分析也十分明確、清晰，但在開發(fā)階段，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)分析其中一個中間層的函數(shù)出錯，由于該功能模塊由他一個人負(fù)責(zé)開發(fā)，當(dāng)時他就直接對其參數(shù)進(jìn)行了修改，也并未及時和其它編程人員進(jìn)行溝通說明，過后很快就忘了這件事，當(dāng)項(xiàng)目接近尾聲時，系統(tǒng)突然出現(xiàn)一個大的Bug，影響到整個系統(tǒng)的運(yùn)行，最后在花費(fèi)了大量的精力進(jìn)行查詢測試后，才發(fā)現(xiàn)是這名項(xiàng)目經(jīng)理更改的參數(shù)出了錯。如果最初該項(xiàng)目經(jīng)理能及時和項(xiàng)目組成員進(jìn)行溝通，這種錯誤完全可以避免。一個建立起良好的溝通秩序的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以有效防范項(xiàng)目失敗的風(fēng)險并能達(dá)到事半功倍的效果。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，其作用非常重要，卻常容易被忽視。很多項(xiàng)目中不做完整的溝通計(jì)劃，導(dǎo)致溝通混亂，輕則導(dǎo)致項(xiàng)目組工作效率低下，重則直接導(dǎo)致項(xiàng)目以失敗告終。項(xiàng)目的溝通形式是多種多樣的，大致分書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進(jìn)行通知、確認(rèn)和需求等活動，適合于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄。項(xiàng)目經(jīng)理確定之初要做的第一件事就是確定整個項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，因?yàn)樵跍贤ㄓ?jì)劃中描述了項(xiàng)目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進(jìn)度計(jì)劃、約定的溝通方式等等。只有建立起良好的溝通規(guī)則，才能把握好溝通，從而全面了解項(xiàng)目的各方面信息，不斷推動項(xiàng)目的順利進(jìn)展。
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