項目溝通管理淺析

時間：2024-08-14 11:52:59 管理溝通我要投稿

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項目溝通管理淺析

　　溝通的重要性體現(xiàn)在以下四點：一是決策和計劃的基礎(chǔ);二是組織和控制的依據(jù)和手段;三是建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件;四是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。

　　一、強化尊重人的意識

　　在溝通中，對人的尊重主要體現(xiàn)在三個方面：

　　(一)要有效傾聽

　　使溝通有效的一半是理解，另一半是傾聽。在傾聽時應(yīng)當(dāng)注意三點：一是要用心聽。要集中精力地面對講話人，要與溝通的對象保持目光接觸，要用心去聽“弦外之音”，努力從他們所講的內(nèi)容中捕捉有效的信息，聽明白他們需要什么，關(guān)心什么，擔(dān)心什么：二是要適當(dāng)提問。要學(xué)會換位思考，以理解的態(tài)度提出一些雙方都能接受的問題，提問時要緊扣主題、要少而精、要與情景相符;三要積極回應(yīng)。要通過語言或非語言的方式給以回應(yīng)。用自己的行動表明自己已經(jīng)理解對方所要表達(dá)的意思。

　　(二)要持真誠態(tài)度

　　真誠是理解他人感情的橋梁。在溝通中，溝通雙方所采取的態(tài)度對于溝通的效果有著很大的影響。只有當(dāng)雙方坦誠、平等相待時，才能從根本上消除隔閡，獲得雙贏。否則，就難免會帶有偏見和誤解，導(dǎo)致信息扭曲。有效溝通是一種動態(tài)的雙向行為，項目管理人員(信息的發(fā)送者)所扮演的角色是仆人而不是主人，因此，項目管理人員(團(tuán)隊人員)應(yīng)當(dāng)首先去掉那種“以自我為中心”的思想，樹立以受眾為中心(受眾需要什么、我能給予什么、兩者如何有機結(jié)合)的溝通理念，付出自己的真誠，增強感情上的溝通與交流。

　　(三)要信任別人

　　信任是有效溝通和增進(jìn)友誼的基石，作為溝通的主體，絕不能憑空猜測他人和他人的行為動機，更不能毫無根據(jù)地評價他人。增進(jìn)信任的辦法：一是采取開放式交流。在項目團(tuán)隊內(nèi)部，無論是自上而下，還是從下到上，都要采取開放式的交流，這樣既能讓管理人員掌握真實情況，也能讓員工理解領(lǐng)導(dǎo)意圖：二是提倡自我管理。要盡可能多的發(fā)表自己意見，盡可能多地讓員工參與管理，讓員工感到“團(tuán)隊是我的，我是團(tuán)隊的”：三是營造和諧的氛圍。對于項目來說，沒有什么比“人才”和培養(yǎng)“人才的土壤”是更有價值的了。所以，我們不但要相信并尊重每一個人，更要努力創(chuàng)造一個和諧溝通的氛圍，這樣才能逐步建立起相互信任的、具有創(chuàng)造精神的高效團(tuán)隊。

　　二、完善溝通管理體系

　　一個完整的溝通管理體系至少應(yīng)包括以下四個方面：溝通管理計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和項目干系人管理。這四個過程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領(lǐng)域的過程相互作用，其作用關(guān)系如圖1所示。

　　溝通管理計劃就是確定項目利益者對信息和溝通的需求，是對項目整個生命周期中信息溝通的內(nèi)容、方式和渠道等各個方面的計劃與管理。制定溝通管理計劃是項目溝通管理中的第一個過程，其核心是項目利益相關(guān)者分析，主要搞清楚3W1H的問題(Who，What，When，How)，即誰，需要什么信息，何時需要，怎樣傳遞;信息分發(fā)就是指在合適的時間，通過合適的方式將合適的信息提供給合適的人。可以說，及時有效地將信息發(fā)送給所需要的人是項目溝通成功的關(guān)鍵。溝通技巧、信息分發(fā)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和項目記錄是信息分發(fā)過程中常用的四種工具和方法。在信息分發(fā)之前，還要確定信息分發(fā)(溝通)的責(zé)任人、時間、方式方法、渠道、使用權(quán)限、技術(shù)手段和反饋的方法等：績效報告是一個收集和傳播項目績效信息的動態(tài)過程，績效報告的輸出主要包括狀態(tài)報告、進(jìn)度報告、項目預(yù)測和變更請求。狀態(tài)報告是用量化的數(shù)據(jù)，從范圍、時間和成本三個方面來說明項目所處的狀態(tài);進(jìn)度報告是某一特定時間段工作完成情況的報告;項目預(yù)測是指根據(jù)項目當(dāng)前的情況和掌握的歷史資料、數(shù)據(jù)，對項目將來狀況進(jìn)行的估計;變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應(yīng)：項目干系人管理是為了能夠滿足不同干系人的信息需求，解決干系人之間的問題。項目干系人的管理通常由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。最典型也最重要的項目干系人是客戶，可以利用項目客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進(jìn)行管理;項目組成員、企業(yè)的上司也是重要的項目干系人，對于他們應(yīng)當(dāng)以面對面溝通為主。

　　三、溝通的總成本最低

　　溝通是有成本的。項目溝通管理的成本一般取決于項目成員之間的溝通意愿和溝通能力。溝通管理的總成本主要表現(xiàn)在三個方面：一是溝通所花費的時間：二是溝通過程中的費用：三是信息的失真程度。通常來說，項目的溝通都是在一定的限制條件下進(jìn)行的，這樣我們就可以使其中的一項先符合項目的要求，然后再使其它兩項的和最小。

　　四、結(jié)語

　　在這個溝通時代里，溝通無時不在、無處不在。溝通，已經(jīng)成為21世紀(jì)提高效率最有效的方式之一，是我們每個人都應(yīng)該高度重視并努力學(xué)習(xí)、積極實踐的課程。

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