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商務(wù)秘書接待前的準(zhǔn)備
在整個(gè)工作系統(tǒng)中，接待是最為基礎(chǔ)也是最重要的工作。接待前的準(zhǔn)備工作很重要，是整個(gè)接待工作的基礎(chǔ)，會(huì)直接影響接待的效果。秘書要做好相關(guān)接待準(zhǔn)備，可以說做好準(zhǔn)備工作，接待任務(wù)就完成了一半。
一、 思想上的準(zhǔn)備
1、誠(chéng)懇的心。對(duì)于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠(chéng)心、耐心、熱心去對(duì)待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對(duì)付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩(wěn)定對(duì)方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠(chéng)，只有帶著真誠(chéng)的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時(shí)，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時(shí)，秘書人員應(yīng)該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營(yíng)造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)能力的準(zhǔn)備
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會(huì)議記錄等專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場(chǎng)營(yíng)銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時(shí)，秘書要養(yǎng)成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會(huì)大大提高接待的效果。
三、物質(zhì)準(zhǔn)備
對(duì)于秘書來說，這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。
1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會(huì)客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號(hào)等，這都會(huì)給來賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì)客室是非常失禮的，會(huì)讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。
四、了解來賓的情況
秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國(guó)民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點(diǎn);來訪者的私人禁忌情況等等。
五、制定接待計(jì)劃
不論做什么事，事先要有準(zhǔn)備，“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前，秘書人員要做好接待計(jì)劃。合理安排各項(xiàng)接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
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