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項(xiàng)目管理中的WBS應(yīng)該怎么做
既然沒(méi)有WBS，就沒(méi)有項(xiàng)目管理，如何制定正確的WBS就成為項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目的核心了。每個(gè)項(xiàng)目管理比較成熟的公司，針對(duì)不同類型的項(xiàng)目都有一定的WBS的模版，供項(xiàng)目經(jīng)理參考。對(duì)于復(fù)雜的大項(xiàng)目，WBS應(yīng)該怎么做呢？
1、制定工作產(chǎn)品清單(PL)。
工作產(chǎn)品(Working Product)是項(xiàng)目需要產(chǎn)出的工作結(jié)果，可以是項(xiàng)目最終交付成果的組成部分，也可以是項(xiàng)目中間過(guò)程的產(chǎn)出結(jié)果。以軟件開(kāi)發(fā)為例，軟件中的用戶管理模塊是最中軟件產(chǎn)品的一部分，軟件的需求分析文檔是軟床過(guò)程中的文件，都是軟件開(kāi)發(fā)這個(gè)項(xiàng)目的工作產(chǎn)品。工作產(chǎn)品有大有小，有的相互關(guān)聯(lián)，有隸屬的關(guān)系。列出工作產(chǎn)品清單的過(guò)程，可以是頭腦風(fēng)暴的方法，項(xiàng)目組共同完成。
2、制定工作產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)(PBS)。
工作產(chǎn)品大大小小列出了很多，大型項(xiàng)目有幾百項(xiàng)，幾千項(xiàng)。工作這些工作產(chǎn)品的屬性和關(guān)系，用結(jié)構(gòu)化的方法組織這些工作產(chǎn)品，形成一個(gè)自頂向下的逐級(jí)細(xì)分的工作產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)(PBS：Product Breakdown Structure)。這就是制造業(yè)內(nèi)的產(chǎn)品物料表(BOM)，說(shuō)明一個(gè)產(chǎn)品有多少個(gè)零件組成。
3、制定工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
有了PBS，只要把獲得工作產(chǎn)品的任務(wù)明確，就可用根據(jù)PBS的結(jié)構(gòu)，得到WBS了。注意同樣的PBS，可用有不同的WBS，因?yàn)楂@得同樣工作產(chǎn)品的任務(wù)可以是不同的。例如軟件開(kāi)發(fā)中的用戶管理模塊，是PBS中的工作產(chǎn)品，對(duì)于到WBS中，可以是不同的任務(wù)，一種是采購(gòu)一個(gè)用戶管理模塊，另一種可以是項(xiàng)目小組開(kāi)發(fā)一個(gè)用戶管理模塊。
4、制定組織分解結(jié)構(gòu)(OBS)。
WBS中的任務(wù)確定了，完成任務(wù)的責(zé)任人也就可以明確了。因此由WBS則可以形成整個(gè)項(xiàng)目的組織分解結(jié)構(gòu)，由那些人來(lái)完成項(xiàng)目的任務(wù)，得到工作產(chǎn)品，并完成項(xiàng)目。
其中的關(guān)鍵是分解的結(jié)構(gòu)，PBS、WBS和OBS是同一個(gè)結(jié)構(gòu)，只是從不同的角度來(lái)闡述這個(gè)結(jié)構(gòu)。關(guān)于這個(gè)結(jié)構(gòu)的分解方法，常用的有組件分解方法和過(guò)程分解方法。典型的組件方法就是制造業(yè)中把一個(gè)完整的產(chǎn)品，逐級(jí)分解到零件。典型的過(guò)程分解方法可以是軟件開(kāi)發(fā)從需求到設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試的一個(gè)過(guò)程。項(xiàng)目分解中，這兩種方法往往交替使用，其最終是把項(xiàng)目分解到一個(gè)個(gè)具體和細(xì)小的工作任務(wù)。
結(jié)構(gòu)化，是WBS的另一特點(diǎn)，是為了對(duì)任務(wù)進(jìn)行管理。
確定項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)需要遵循何種方法和原則呢?
在回答這個(gè)問(wèn)題之前，首先需要反問(wèn)一下為什么需要WBS結(jié)構(gòu)，也就是說(shuō)，WBS在項(xiàng)目過(guò)程中究竟起到何種作用? 這個(gè)問(wèn)題涉及到項(xiàng)目規(guī)劃和管理的幾個(gè)層次。良好的項(xiàng)目管理必須具備以下因素：對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知、為項(xiàng)目提供良好的協(xié)同環(huán)境和有效的控制。這幾個(gè)因素環(huán)環(huán)相扣，前者是后者的必要條件。一個(gè)良好的WBS結(jié)構(gòu)在項(xiàng)目管理中所起的作用也可以這三個(gè)層次來(lái)理解。
站在認(rèn)知的層次，WBS所起的作用是一目了然的。對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知是協(xié)同和控制的基礎(chǔ)，如果項(xiàng)目各方對(duì)項(xiàng)目本身如果沒(méi)有一個(gè)清晰的無(wú)歧義認(rèn)知的話，項(xiàng)目的成功幾乎是不可想象的。WBS的層次結(jié)構(gòu)為我們認(rèn)識(shí)、把握復(fù)雜項(xiàng)目的邏輯關(guān)系提供了良好的工具。
在共同認(rèn)知的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目的成功還有賴于良好的協(xié)同環(huán)境。一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目往往有許多參與者，例如高速公路基建項(xiàng)目，參與者會(huì)包括：政府部門(mén)、業(yè)主、設(shè)計(jì)咨詢機(jī)構(gòu)、施工單位、設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)商、施工監(jiān)理單位等。項(xiàng)目的順利進(jìn)展有賴于這些不同角色的協(xié)同工作。由于這些參與者在項(xiàng)目過(guò)程中從事不同的工作，需要不同的信息。比如，復(fù)雜的項(xiàng)目會(huì)遵循先自上而下后自下而上的計(jì)劃制定過(guò)程。兩種計(jì)劃的粒度和范圍都是不一樣的，但二者需要有機(jī)地結(jié)合起來(lái)形成統(tǒng)一的計(jì)劃，WBS結(jié)構(gòu)為這些信息提供了一個(gè)結(jié)構(gòu)框架。另外和郵政系統(tǒng)中的郵政編碼類似，WBS結(jié)構(gòu)還可以成為進(jìn)度、資源等信息的標(biāo)簽，使不同層次的信息就可以在預(yù)先規(guī)定的線路中漫游。
認(rèn)知和協(xié)同環(huán)境并不必然意味著項(xiàng)目的自動(dòng)成功。項(xiàng)目管理者還必須對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、范圍和資源進(jìn)行有效的控制。為了進(jìn)行有效的控制，必須對(duì)項(xiàng)目中的工作任務(wù)進(jìn)行范圍界定。清楚的范圍界定能有效防止出現(xiàn)糾紛時(shí)合同雙方牽扯不清，同時(shí)還有助于業(yè)主對(duì)承包單位進(jìn)行數(shù)量最少但最有效的控制。而WBS結(jié)構(gòu)實(shí)際上有助于界定范圍，當(dāng)然，這實(shí)際上也是對(duì)WBS結(jié)構(gòu)的要求。
回答了WBS作用的問(wèn)題，現(xiàn)在可以對(duì)不同的WBS劃分方法進(jìn)行分析。
首先是按照專業(yè)劃分項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)說(shuō)這是一種最自然的劃分方法，優(yōu)點(diǎn)是容易讓人接受，缺點(diǎn)是不易協(xié)調(diào)。比如，在進(jìn)行地鐵建設(shè)時(shí)，假定在WBS的頂層按照專業(yè)將建設(shè)分為土建和安裝，并按照這種劃分確定一個(gè)土建分項(xiàng)目經(jīng)理和一個(gè)安裝分項(xiàng)目經(jīng)理。按照這種劃分方法在畫(huà)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一系列的土建作業(yè)和一系列的安裝作業(yè)。因?yàn)槟骋粋�(gè)車站即包括土建工程又包括安裝工程，這樣在兩組作業(yè)組之間就會(huì)出現(xiàn)非常復(fù)雜的關(guān)系，分項(xiàng)目經(jīng)理之間也很難協(xié)調(diào)工作。
按照系統(tǒng)劃分方法容易界定項(xiàng)目范圍，但有時(shí)候顯得不那么直觀。系統(tǒng)是人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐中確定的一種分類方法，其特點(diǎn)是系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的聯(lián)系往往是比較簡(jiǎn)單的，這種聯(lián)系通常被稱為系統(tǒng)界面或接口。正由于系統(tǒng)之間的界面比較清楚，所以按照系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行劃分更容易界定子項(xiàng)目或子工程的范圍，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中更容易控制結(jié)果。
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