如何管理好項目范圍

時間：2024-07-28 08:49:09 項目管理師我要投稿

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如何管理好項目范圍

　　項目管理是一個很復雜的過程，你知道如何管理好項目范圍嗎？下面是小編為大家帶來的關于如何管理好項目范圍的知識，歡迎閱讀。

　　啟動過程

　　啟動是指組織正式開始一個項目或繼續到項目的下一個階段。啟動過程的一個輸出就是項目章程。項目章程是一個重要的文檔，這個文件正式承認項目的存在并對項目提供一個概覽。

　　啟動過程明確指定這一過程有一個重要的輸出文檔——項目章程，項目章程將粗略地規定項目的范圍，這也是項目范圍管理后續工作的重要依據。項目章程中還將規定項目經理的權利以及項目組中各成員的職責，還有項目其他干系人的職責，這也是在以后的項目范圍管理工作中各個角色如何做好本職工作有一個明確的規定，以致后續工作可以更加有序地進行。因此，千萬不能忽略項目的啟動過程。

　　范圍計劃過程

　　范圍計劃是指進一步形成各種文檔，為將來項目決策提供基礎，這些文檔中包括用以衡量一個項目或項目階段是否已經順利完成的標準等。作為范圍計劃過程的輸出，項目組要制定一個范圍說明書和范圍管理計劃。

　　古語云：“預則立，不預則廢！”。一個項目經理要想真正管理好項目范圍，沒有必要的技術和好的方法是肯定不行的。

　　要做好一個項目首先強調的就是周密地做好范圍計劃編制。范圍計劃編制是將產生項目產品所需進行的項目工作（項目范圍）漸進明細和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產品描述，首先要清楚最終產品的定義才能規劃要做的工作，項目章程也是非常主要的依據，通常它對項目范圍已經有了粗線條的約定，范圍計劃在此基礎上進一步深入和細化。

　　前面講到這個過程有一個輸出是范圍說明書，那么范圍說明指的是什么呢？范圍說明是在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。

　　范圍說明中至少要說明項目論證、項目產品、項目可交付成果和項目目標。項目論證是商家的既定目標，要為估算未來的得失提供基礎；項目產品是產品說明的簡要概況；項目可交付成果一般要列一個子產品級別概括表，如：為一個軟件開發項目設置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學習程序等。任何沒有明確要求的結果，都意味著它在項目可交付成果之外；項目目標是要考慮到項目的成功性，至少要包括成本、進度表和質量檢測。項目目標應該有標志（如：成本、單位）和絕對的或相對的價值。盡量避開不可量化的目標（如：“客戶的滿意程度”），因為它將讓你的項目承擔很高的風險。

　　范圍計劃又是什么呢？范圍管理計劃是描述項目范圍如何進行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應該包括一個對項目范圍預期的穩定而進行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計劃也應該包括對變化范圍怎樣確定，變化應歸為哪一類（當產品特征仍在被詳細描述的時候，做到這點特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。

　　范圍定義過程

　　范圍定義是指將項目主要的可交付成果細分成較小的、更易管理的組分。這個過程中，項目組要建立一個工作分解結構（WBS）。

　　WBS的建立對項目來說意義非常重大，它使得原來看起來非常籠統、非常模糊的項目目標一下子清晰下來，使得項目管理有依據，項目團隊的工作目標清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者范圍定義不明確時，變更就不可避免地出現，很可能造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的后果。

　　制定好一個WBS的指導思想是逐層深入。先將項目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解，這種方式的優點是結合進度劃分直觀，時間感強，評審中容易發現遺漏或多出的部分，也更容易被大多數人理解。

　　范圍核實過程

　　范圍核實是指對項目范圍的正式認定，項目主要干系人，如項目客戶和項目發起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。

　　這個過程是范圍確定之后，執行實施之前各方相關人員的承諾問題。一旦承諾則表明你已經接受該事實，那么你就必須根據你的承諾去實現它。這也是確保項目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。

　　PMBOK里面的說法與上面的說法有點不同。核實的范圍是正式已經提交的成果，而不是成果的定義。是與客戶或者發起人一起審查交付的成果，確保正式完成并且獲得客戶或者發起人的正式驗收。這涉及到的是項目結束或者階段結束過程組。

　　范圍變更控制過程

　　范圍變更控制是指對有關項目范圍的變更實施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行動與教訓總結。

　　再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關鍵問題是如何對變更如何進行有效的控制。控制好變更必須有一套規范的變更管理過程，在發生變更時遵循規范的變更程序來管理變更。通常對發生的變更，需要識別是否在既定的項目范圍之內。如果是在項目范圍之內，那么就需要評估變更所造成的影響，以及如何應對的措施，受影響的各方都應該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目范圍之外，那么就需要商務人員與用戶方進行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。

　　因此，項目所在的組織（企業）必須在其項目管理體系中制定一套嚴格、高效、實用的變更程序。

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