商務(wù)郵件禮儀
有新人剛進(jìn)公司個把月，就用淘寶體給高級副總裁寫郵件，喚之曰“親”。該郵件所求之事也理所當(dāng)然地被斷然拒絕，還成就了公司茶余飯后一著名段子。也有開口叫哥哥或姐姐的，我和你還沒見過面，也沒那么熟，請用董事長/部長/總監(jiān)/經(jīng)理/秘書等行政職務(wù)稱呼好嗎?如果沒有職務(wù)，對方如果比你年長，也比你先進(jìn)公司，稱呼其某某老師也好過親。這些細(xì)節(jié)體現(xiàn)出職業(yè)人士的職業(yè)素養(yǎng)。怎樣的郵件才能完美展現(xiàn)我們的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)呢?下面是yjbys小編為大家?guī)淼纳虅?wù)郵件禮儀，歡迎閱讀。
主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。相信那些在大公司工作過的人都能理解這是什么心情，每天收到的郵件實(shí)在太多，通常會通過看標(biāo)題來決定是否先閱讀。如果連標(biāo)題都沒有的郵件可能直接當(dāng)垃圾郵件刪除，因?yàn)檎J(rèn)為連標(biāo)題都沒有的郵件不具備閱讀價值。關(guān)于標(biāo)題也是有講究的：
一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會自動生成，寫了反而累贅。
標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。
可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。
最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
稱呼與問候
就像上邊卓雅君講到的：稱呼太隨意，會讓人覺得不夠嚴(yán)謹(jǐn)和專業(yè);稱呼太“親切”，會產(chǎn)生拍馬屁的嫌疑，對于套近乎者，很多人也是不喜歡的。
恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用“Dearxxx”，“套近乎”有點(diǎn)明顯。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。
Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”、“順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
正文
Email正文要簡明扼要，行文通順
商務(wù)電子郵件不是寫抒情散文，一定要注意行文通順、表達(dá)清晰，簡明扼要。同時復(fù)雜的事情如能簡單清晰的表達(dá)，也可以看出一位職業(yè)人士溝通能力，間接展示其干練、思路清晰的形象。
若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)，以示對對方的尊重，身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看，如果對方?jīng)]有足夠耐心，你的郵件就很可能直接進(jìn)垃圾站了。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，但記住一定要條理清晰。然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧哦!
有些人士發(fā)來的電子郵件又極度簡明扼要，簡單到就一個附件，正文一個字沒有，也沒有署名，除非事前已經(jīng)溝通好郵件內(nèi)容，否則通常會被別人認(rèn)為此人沒有基本的職業(yè)素養(yǎng)。
那些聯(lián)絡(luò)感情的郵件，在現(xiàn)代社會大可以留給微博、微信、短信就可以。雖然手機(jī)打字比較費(fèi)事，所幸字也不用多——“恭請領(lǐng)導(dǎo)圣安”足以。
注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。
Email正文多用項(xiàng)目符號列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好用項(xiàng)目符號列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，節(jié)約對方的時間。
一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。
合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。
不要動不動使用表情字符
在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，BusinessEmail不是你的情書，所以^_^之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在^_^。
附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;
附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理;
正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;
附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件;
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;
語言的選擇和漢字編碼
只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
選擇便于閱度的字號和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
不要只用一個簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
簽名檔文字選擇
簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般選擇比正文字體小一些。
提醒對方查收
郵件發(fā)送過后，應(yīng)該及時給對方打個電話或是發(fā)條短信，沒有人會等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及時解決。
回復(fù)
及時回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
進(jìn)行針對性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
回復(fù)不得少于10個字
對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個人就行了。
如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。
TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
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