商務電話禮儀的注意事項

時間：2025-07-21 11:21:39 曉映商務禮儀我要投稿

商務電話禮儀注意事項推薦度：
相關推薦

商務電話禮儀的注意事項

　　商務電話禮儀注意事項有哪些你知道嗎?今天呢，小編就為大家推薦商務電話禮儀的注意事項，希望能幫到大家哦~

商務電話禮儀的注意事項

　　商務電話禮儀的注意事項 1

　　接電話禁忌用語

　　在接電話時切忌使用“說!”“講!”。

　　說講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個字“聽到，說!”

　　這種行為在公司、企業內部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時間緊張，沒有太多的時間應對電話，希望對方直截了當，別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦!

　　有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“說”，干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯系一些業務或者提供一些信息，一聽他這口氣就不舒服，說了等于白說，這種人懶得理他。

　　大家每個人都希望別人以禮相待，有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以，在接聽電話時，一定要注意應有的禮貌。

　　職場接打電話的注意事項

　　1.鈴響不過3聲

　　接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話，約好通話而不接是嚴重的失禮行為。訓練有素的工作人員一般會在電話鈴聲響兩三聲后接，因為如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。

　　2.職責清晰

　　接聽電話要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。一般來說，有約在先的電話，不要隨便讓別人代為接聽。如果是代領導或同事接聽電話，剛好領導或同事不在的'話，應該首先告訴對方要找的領導或同事不在，然后再回問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為是有意回避。

　　3.正確處理突發情況

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，一定要告訴對方，自己所在的位置可能網絡不好，并請對方指定一個時間，再撥打過去。萬一電話突然中斷，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了，這是對他人的尊重。

　　關于電話的禮貌用語

　　1.您好!這里是×××公司×××部(室)，請問您找誰?

　　2.我就是，請問您是哪一位?……請講。

　　3.請問您有什么事? (有什么能幫您?)

　　4.您放心，我會盡力辦好這件事。

　　5.不用謝，這是我們應該做的。

　　6. ×××同志不在，我可以替您轉告嗎? (請您稍后再來電話好嗎?)

　　7.對不起，這類業務請您向×××部(室)咨詢，他們的號碼是……。(×××同志不是這個電話號碼，他(她)的電話號碼是……)

　　8.您打錯號碼了，我是×××公司×××部(室)，……沒關系。

　　9.再見! (與以下各項通用)

　　10.您好!請問您是×××單位嗎?

　　11.我是×××公司×××部(室) ×××，請問怎樣稱呼您?

　　12.請幫我找×××同志。

　　13.對不起，我打錯電話了。

　　14.對不起，這個問題……，請留下您的聯系電話，我們會盡快給您答復好嗎?

　　商務電話禮儀的原則

　　在手機越來越普及的今天，我們在使用手機時，應遵循以下幾點原則：

　　1、不要在醫院或者是在機場用手機，以免影響機場及醫院的電子設備。

　　2、打電話時，請注意一下，有些地方是不允許使用手機的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機。

　　3、當不使用手機時，請鎖住手機按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。

　　商務電話禮儀的注意事項 2

　　接聽電話前的準備

　　準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

　　停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　接聽電話的注意事項

　　1、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

　　2、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　3、注意語調的速度;

　　4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　5、注意雙方接聽電話的環境;

　　6、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;

　　7、注意打電話雙方的態度。

　　8、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

　　9、主動問候，報部門介紹自己;

　　10、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;

　　須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。

　　11、感謝對方來電，并禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

　　12、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

　　13、當手機出現未接電話時要及時回復短信或者電話，詢問是否有要事等

　　14、若非有要緊事，晚上十點后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息

　　打電話的`時間

　　在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以后(假日在9點以后)，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話效率，減少占用時間。

　　使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

　　向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通后，首先應說“你好!”然后迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人后，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而后進入正式談話。

　　電話溝通技巧

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答復：「他不在」即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。

　　對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。

　　我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　對對方提出的問題應耐心傾聽;表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

　　接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

　　電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

　　如遇需要查尋數據或另行聯系之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，并盡早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，盡快地寄達。

【商務電話禮儀的注意事項】相關文章：

商務電話禮儀09-04