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4種有效的職場時(shí)間管理方法
引導(dǎo)語：頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎?他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)間與工作任務(wù)的?頂級人士井井有條的一天究竟是個(gè)什么樣子?
頂級管理者如何組織不斷變換的工作時(shí)間——基本工
作點(diǎn)核對方案
定點(diǎn)核對法
面對不斷變化的時(shí)間，你會選用怎樣的時(shí)間管理方法thldl呢?對我們大多數(shù)人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時(shí)間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時(shí)間之外，指定明確的時(shí)間去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無限制的彈性時(shí)間安排，幾乎沒有什么固定的框框。
在彈性的時(shí)間安排中，只需確認(rèn)一天起碼要達(dá)到的一些要求是否達(dá)到就可以了。
一般有這3種類型的基本工作點(diǎn)必須查對，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
·優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證
·打電話與回電話
·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 ·繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作
·用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)(可以零散分布在全天) ·走動式管理(MBWA)
·每天安排對每一個(gè)直接報(bào)告人的簡短的接見 ·每天安排與上司的摸底性謁見
2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
·與老客戶的聯(lián)絡(luò)
·發(fā)展新客戶
·數(shù)據(jù)處理
·授權(quán)與員工培養(yǎng)
·撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等
其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要
快，有了這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就可以學(xué)習(xí)頂級管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們時(shí)間管理方法的精髓。
時(shí)間管理方法一、重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時(shí)間管理方法。其中的主要挑戰(zhàn)
是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。
要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。
你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛
雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異。
你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進(jìn)頭來說：“海，有時(shí)間嗎?”可是，你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你已經(jīng)干了10分鐘，估計(jì)還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是：
如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么就是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”
如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經(jīng)做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點(diǎn)的會議之前再趕出1/3。開完會后找機(jī)會溜到一邊再完成剩下的1/3。”
關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處：第一，因?yàn)槟阈廊粚Υ@種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒
吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單，一邊不斷地尋找各種可能的機(jī)會來完成這些基本任務(wù)，久而久之，你會養(yǎng)成一個(gè)非常好的時(shí)間管理方法，工作效率也會大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。
我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對要點(diǎn)清單)靈活的時(shí)間管理方法為什么這么有用，但是事實(shí)上的確收效非凡。因?yàn)榫臀宜切┡ε赖浇M織頂層的管理者
無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過。
國際度假咨詢有限公司董事會主席
(ResortQuestInternational，Inc.)約瑟夫·維特利亞(JosephVittoria)，當(dāng)我訪問他的時(shí)候，那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了5個(gè)他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個(gè)電話之后，就有人探進(jìn)頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，
笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個(gè)電話，打完第2個(gè)電話后又去拜訪同一樓層的一個(gè)人。總而言之，看起來就像是一團(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個(gè)小時(shí)過去之后，他原先計(jì)劃要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。
維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合
體，這是大多數(shù)資深生意人的時(shí)間管理方法。
在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌
邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8：30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。
無論是柯利還是維特利亞的時(shí)間管理方法中，都絕不會花力氣把自己的時(shí)間定為“電話時(shí)間”或“文案時(shí)間”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi)，然后以在時(shí)間方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來完成，一點(diǎn)也不覺得受壓。
頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎?他們
究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)間與工作任務(wù)的?頂級人士井井有條的一天究竟是個(gè)什麼樣子?他們的時(shí)間管理方法對各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會有哪些啟示?
頂級管理者如何組織不斷變換的工作時(shí)間——基本工作點(diǎn)核對方案
定點(diǎn)核對法
面對不斷變化的時(shí)間，你會選用怎樣的時(shí)間管理方法
thldl呢?對我們大多數(shù)人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時(shí)間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時(shí)間之外，指定明確的時(shí)間去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無限制的彈性時(shí)間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。
在彈性的時(shí)間安排中，隻需確認(rèn)一天起碼要達(dá)到的一些要求是否達(dá)到就可以瞭。
一般有這3種類型的基本工作點(diǎn)必須查對，即基于功
能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
·優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證
·打電話與回電話
·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 ·繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作
·用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)(可以零散分佈在全天)
·走動式管理(MBWA)
·每天安排對每一個(gè)直接報(bào)告人的簡短的接見 ·每天安排與上司的摸底性謁見
2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
·與老客戶的聯(lián)絡(luò)
·發(fā)展新客戶
·數(shù)據(jù)處理
·授權(quán)與員工培養(yǎng)
·撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等
其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有瞭這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就可以學(xué)習(xí)頂級管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們時(shí)間管理方法的精髓。
時(shí)間管理方法一、重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時(shí)間管理方法。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。
要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘
的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。
你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。
你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進(jìn)頭來說：“海，有時(shí)間嗎?”可是，
你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你已經(jīng)干瞭10分鐘，估計(jì)還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是：
如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那麼就是：“啊呀又來瞭，什麼都做不瞭，真是亂瞭套瞭!”
如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經(jīng)做完瞭1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點(diǎn)的會議之前再趕出1/3。開完會后找機(jī)會溜到一邊再完成剩下的1/3。”
關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處：第一，因?yàn)槟阈廊粚Υ@種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒高，據(jù)我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。
我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對要點(diǎn)清單)靈活的時(shí)間管理方法為什麼這麼有用，但是事實(shí)上的確收效非凡。因?yàn)榫臀宜切┡ε赖浇M織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過。
國際度假咨詢有限公司董事會主席
(ResortQuestInternational，Inc.)約瑟夫·維特利亞(JosephVittoria)，當(dāng)我訪問他的時(shí)候，那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下瞭5個(gè)他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個(gè)電話之后，就有人探進(jìn)頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個(gè)電話，打完第2個(gè)電話后又去拜訪同一樓層的一個(gè)人。總而言之，看起來就像是一團(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊
的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其馀的電話。就這樣，幾個(gè)小時(shí)過去之后，他原先計(jì)劃要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完瞭，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。
維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合體，這是大多數(shù)資深生意人的時(shí)間管理方法。
在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科裡那裡，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯。正如我們在第1章中
提到的，科裡更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)瞭，辦公室裡人來人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會議也少不瞭——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8：30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。
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