商業銀行辦公室秘書工作內容

商業銀行辦公室秘書工作內容

　　商業銀行辦公室秘書工作是一項繁重和艱苦工作，筆者試從秘書工作的職責、工作特點和秘書人員應注意的問題三個方面，簡單地談談對秘書工作的認識。

　　1.秘書工作的四大職責

　　簡單來說秘書工作主要是做文書寫作、辦公助理、信息樞紐、決策參謀四方面的工作。

　　第一，文書寫作。通常包括撰寫會議通知、日常信函、工作報告以及新聞宣傳、網站維護和公文審核等工作。文書寫作是一項艱苦的腦力勞動，文字材料難組織成了許多秘書的頭等難事。要寫好報告材料可遵循“三言”原則。一是言之有物。走在領導前面掌握第一手的材料和最新的資訊，有的放矢，切中要害。二是言之有序。講究邏輯，條例清楚，綱舉目張，讓人印象深刻，過目不忘。三是言之有味。符合領導身份、風格與口味，高屋建瓴，一針見血，入木三分。

　　第二，辦公助理。通常包括完成辦事、辦會等日常事物工作及領導交代的其他工作。這些事情瑣碎而繁雜，這個角色有時候會遇到工作壓力大、方向不明、工作關系難以協調等困境。世上無難事，只怕有心人。要做好辦公助理可遵循“三要”原則。一要敢于服務。遇事不慌、沉著冷靜，不要畏懼退縮而貽誤工作。二要勤于服務，勤勉做事，不能投機取巧而自欺欺人。三要精于服務。溝通很重要，悟性也很重要，要勤于溝通，講究技巧，找對感覺。

　　第三，信息樞紐。是協助領導掌握各部門、各分支行的工作情況，收集、匯總各種信息資料，同時做好上傳下達工作及對外通訊員和聯絡員角色。要做好此項工作須多觀察、多思考、多積累，把上面的、下面的、橫向的各種信息及時主動自覺的收集起來，從而發揮最大效益。同樣，要做好信息樞紐角色，必須遵守“三不”原則。即參與不干預，干事不誤事，傳令不施令。

　　第四，決策參謀。是指秘書人員在領導決策過程中，或多或少地發揮著參謀作用。秘書人員既然是領導的參謀和助手，就要“參”得及時，“謀”得超前。要化被動為主動，被動中求主動。做好參謀要吃透上情、了解下情、把握要情，緊緊圍繞領導思考的大事，抓難點、抓熱點、抓重點，找準切入點。想要做好參謀作用，應注重“三想”。即想領導之所想，想領導之應想，想領導之未想。

　　2.秘書工作的“四難”和“四樂”

　　辦公室是銀行的綜合管理機構，是溝通上下、聯系左右、連接內外，保證各項工作正常運轉的樞紐。這項工作雖然勞累辛苦，但苦中也有甜，苦中也有樂。具體可表現在“四難”與“四樂”。

　　秘書工作的“四難”。一是報告文章真是難寫，經常要加班熬夜。二是領導思路難以把握，經常是云里霧里。三是各種關系難以協調，經常是左右為難。四是工作壓力難以承受，但必須盡職盡責。

　　秘書工作的“四樂”。一是學習之樂，小任務，大視野，像領導一樣思考。二是表現之樂，小崗位，大舞臺，盡情施展個人才華。三是成長之樂，小員工，大領導，耳濡目染近朱者赤。四是成就之樂，小成績，大榮譽，為單位領導爭光。

　　3.秘書人員應注意的“四勤”和“四不為”

　　辦公室工作事情多、要求高、難度大，上崗秘書人員往往很難適應。要迅速融入角色、挑重擔，新進秘書人員應努力在“四勤”和“四不為”上下功夫。

　　第一，做好“四勤”。一是勤于交流，盡快熟悉大環境。熟悉工作環境、周圍人員和自身職責。二是勤于學習，時刻保持上進心。學習黨政理論、業務知識和工作技能。三是勤于積累，逐步完善資料庫。把握宏觀大勢和本部實情，借鑒他山之玉。四是勤于動筆，切實提高寫作能力。多看，多寫，多改，多比較。

　　第二，恪守“四不為”。細節決定成敗，過程決定結果。同時，在辦事過程中新進秘書人員要做到“四不為”。即不以事小而不為，不以事多而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為。

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