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免費OA系統(tǒng)存在的缺陷
對于很多創(chuàng)新企業(yè)來說，免費OA是個不錯的選擇，至少在OA入門中無視了經(jīng)濟(jì)上的負(fù)擔(dān)，那么隨著OA使用經(jīng)驗的累積，定能讓企業(yè)找到更好的企業(yè)管理出路。免費OA雖好·選擇需謹(jǐn)慎，但隨著企業(yè)的發(fā)展，免費和收費也許不是必然的選擇，因為成本付出多少固然重要，但收獲多少才更重要!目前市場上二、三線的免費OA系統(tǒng)通常存在一些很典型的缺陷，總結(jié)起來大致有五大缺陷：
1、功能不細(xì)致
很多免費OA辦公系統(tǒng)求全不求細(xì)，只堆砌功能，但功能細(xì)節(jié)和深度上缺乏內(nèi)涵，導(dǎo)致實際效大打折扣。比如發(fā)送通知時沒有通知郵件功能和員工反饋功能，工作流不支持智能判斷和自動跳轉(zhuǎn)，沒有工作計劃和工作日志功能，對于單位合同和車輛管理也是空白。
建議：
在選擇OA辦公系統(tǒng)的時候，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)日常管理所用到的功能模塊作為重點參考， 例如：郵件功能，可以內(nèi)外網(wǎng)同時發(fā)送;工作流功能，可以自行設(shè)計流程和模板，啟動數(shù)據(jù)源;工作日程和工作計劃;低值易耗品模塊;車輛預(yù)約模塊;人力資源管 理;考勤模塊;單位文件合同管理模塊;通知公告;工作聯(lián)絡(luò)單等等，讓OA的影響更加深化至企業(yè)內(nèi)部。
2、使用不方便
很多免費OA系統(tǒng)的設(shè)計沒有充分考慮用戶的使用習(xí)慣，界面混亂，菜單晦澀，操作繁瑣，界面不友好導(dǎo)致使用起來有一定操作障礙。這樣的系統(tǒng)不但沒有降低員工的工作壓力，反而增加負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致員工抵觸，很難在企業(yè)內(nèi)推廣使用。免費OA系統(tǒng)的易用性是廠商和用戶都必須重視的問題，它包括三個方面：易實施、易使用、易維護(hù)，三者缺一不可。
3、工作流不適用
工作流是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對核心，這個功能不好用，那么免費OA就“殘疾”了一大半。免費OA系統(tǒng)(的工作流已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，并非流程審批那么簡單，而是可以用于復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程管理。 同時在流程管理的機(jī)動性、整合性方面向用戶完全開放，能夠提供可操縱的圖形化設(shè)計界面，讓用戶自己就可以輕松自定義創(chuàng)建和維護(hù)各種流程、表單。
4、服務(wù)跟不上
優(yōu)秀的免費OA系統(tǒng)具有很強(qiáng)的易用性，如果用戶只使用基本功能，那么對廠商服務(wù)并不是很依賴。但如果用戶產(chǎn)生了一些比較復(fù)雜的新需求，如大規(guī)模的系統(tǒng)調(diào)整或二次開發(fā)，那么就需要廠商提供及時、有效的服務(wù)了。這時候一些產(chǎn)品的服務(wù)就跟不上了，如不能 及時響應(yīng)需求，不能及時解決問題，不能遠(yuǎn)程技術(shù)支持，服務(wù)成本高昂等等。 需要注意的是，有的廠商看似具備強(qiáng)大的服務(wù)體系和能力，但是服務(wù)成本高昂，這也會讓用戶不堪重負(fù)，甚至不敢找廠商提供服務(wù)。
5、系統(tǒng)不開放
這個問題在近幾年內(nèi)非常突出，有的免費OA系統(tǒng)開放性很差，不能全面的實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，包括系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，以及多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)媾合，也不能響應(yīng)用戶需求的變化而靈活、廉價的二次開發(fā)，結(jié)果越用越別扭，越用越萎縮。
由于開放性屬于免費OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，貫穿了免費OA系統(tǒng)的底層設(shè)計、系統(tǒng)架構(gòu)和邏輯層面，基本上是無法在后期改進(jìn)的，只能是啟用或更換新的系統(tǒng)。 說起開放性，市面上部分免費OA辦公系統(tǒng)的開放性真的很不錯(詳情資訊OA之家)。用戶只需要下載一鍵安裝包進(jìn)行一鍵安裝就可以馬上使用，而且用戶所看到的所有功能都是免費使用的。
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