企業無紙化辦公室如何構建

時間：2024-06-12 15:13:46 辦公自動化我要投稿

企業無紙化辦公室如何構建

　　在移動互聯時代，企業和個人時刻都在產生海量數據，大數據已經成為企業經營的外部資源和決策依據。那么，企業無紙化辦公室如何構建呢?下面跟小編來了解一下吧!

企業無紙化辦公室如何構建

　　中國企業辦公用紙情況

　　1、每年辦公消耗的A4紙約68萬張，重約3噸

　　2、紙質資料存檔占據公司面積約50平方米

　　3、表單種類繁多：費用報銷單、領料單、樣品、生產加工單、發貨單、采購訂單、銷售訂單等等

　　4、宣傳資料量大：產品樣本宣傳資料、產品說明書等，同樣一年需消耗3噸多的紙張

　　構建無紙化辦公室的目標和行動

　　1、減少50%的紙張使用，約34萬張/年(暫不針對宣傳資料部分)

　　2、涵蓋公司所有部門，包括每一位員工

　　企業如何構建無紙化辦公室

　　(1)使用宇博無紙化OA辦公系統

　　使用宇博無紙化OA辦公系統網上無紙化辦公，“省錢”是一個重要特點。進行網上無紙化辦公，以往的紙質文件變成了電子文本，不再進行打印，如此不知不覺中就節約了大量資源，比如紙張、筆墨、復印、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公耗材，大大降低了辦公經費。

　　此外，時效性高是另一個特點。推行宇博無紙化OA辦公，一切公文、信函等文件都在網上流傳、處理，避免了上傳下達的中間環節，反饋及時，節省了人力、物力，減少了時間浪費，可以說大大提高了效率。

　　(2)提高文檔頁面利用率

　　在保障基本需要的前提下，盡量將頁眉頁腳和邊距縮小，將段間距和行間距縮小，將字體縮小，力求每張紙都能容納更多的內容。

　　一般普通文件的上下間距是2.54厘米，左右間距是3.17厘米，行間距大約是3毫米左右，字號一般為小三號或四號。在非正式文件里，可適當縮小頁邊距和行間距，縮小字號，“上頂天，下連地，兩邊夠齊”。對于字號，以看清為宜，能用五號的不用小四號。

　　(3)減少錯誤打印

　　將需要打印的文件事先仔細檢查，免得出現了錯誤再需要重新打印。打印時，能不加粗、不用黑體的就盡量不用，也能節省油墨或鉛粉。

　　(4)雙面打印

　　除了正式的公文外，公司內部流通的文件盡量使用雙面打印。很多人用打印紙打字時，只用正面不用反面，其實在非正式文件里，只要對閱讀沒有影響，就可正反面同時用，這樣可節省一半的打印紙。注意打印、復印用紙的再利用(重新利用單面打印過的紙張起草文件、做便簽和內部備忘錄)。

　　(5)控制發文數量，盡量電子傳閱

　　準確計算發文數量，嚴格按發文數量印制文件。能傳閱的文件、資料盡量傳閱，減少復印數量。大力推行無紙化辦公，充分發揮電子政務優勢，非涉密文件盡量通過網絡傳送，減少紙質公文印制數量。

　　(6)盡量在電子媒介上修改文稿，減少因打印帶來的紙張消耗。

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