行政文員工作說明書
一、基本資料
崗位名稱：行政文員
定員標準： 一人
崗位編碼：
直接上級：綜合部經(jīng)理
分析日期：
二、崗位職責
(一)概述
協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務性工作及部門內部日常事務工作。
(二)工作職責
1、負責做好計算機打字、復印等行政工作。
2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登 記，名片印制等工作。
3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。做好公司宣傳專欄的組稿。
4、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡上的記錄在案并及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經(jīng)理處理。
5、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的繳回。
6、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統(tǒng)計，做到入庫有驗收、出庫有手續(xù)，保證帳實 相符。
7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長期積存。
7、完成各項勤雜、采購工作。
9、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。
10、責下班時對整個辦公區(qū)的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等 、關閉情況并做記錄。
11、做好會議紀要。
(三)其他職責
完成領導交辦的其他臨時工作
三、監(jiān)督及崗位關系
(一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督
1、所受監(jiān)督：直接受綜合部經(jīng)理的監(jiān)督指導。
2、所施監(jiān)督：無
(二)與其他崗位關系
1、內部聯(lián)系：本崗位與行政文員及企劃專員有業(yè)務上的協(xié)調和配合關系。
2、外部聯(lián)系：本崗位與銷售部、財務部、維修部及總經(jīng)理辦公室有業(yè)務上的合作關系。
工作內容：
1、負責做好計算機打字、復印等行政工作。
2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登 記，名片印制等工作。
3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。做好公司宣傳專欄的組稿。
4、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡上的記錄在案并及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經(jīng)理處理。
5、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的`繳回。
6、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統(tǒng)計，做到入庫有驗收、出庫有手續(xù)，保證帳實 相符。
7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長期積存。
7、完成各項勤雜、采購工作。
9、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。
10、責下班時對整個辦公區(qū)的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等 、關閉情況并做記錄。
11、做好會議紀要。
工作要求：
1、確保各項工作的及時及準確完成。
2、保管好各種設備及材料。
3、對于物品的購買及發(fā)放要嚴格按照公司的規(guī)定進行。
4、購置物品的經(jīng)費預算要合理，購置價格要保持在市場的平均水平。
5、能密切配合其他同事的工作，同時很好的完成領導交代的各項工作。
6、會議記錄要符合記錄規(guī)范，突出重點，并做好存檔。
7、會議安排要合理，并能及時通知與會人員。
四、崗位權限
1、要求部門主管配合的權力
2、監(jiān)督各項辦公用品使用的權力
3、對工作所需物品提出購置意見的權力
4對企業(yè)的發(fā)展提出合理化意見的權力
五、勞動條件和環(huán)境
本崗位屬于較輕體力勞動，室內辦公結合外部出差進行，工作環(huán)境溫、濕度適中，無噪音、粉塵污染，照明條件良好。
六、工作時間
本崗位實行每周四十小時標準工時制，每天9：30—17：30，中間12：00—13：00就餐并休息。每周有兩天休息時間可自由選擇休息時間，但要服從公司調度及部門經(jīng)理安排。
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