采購流程e化的風險

時間：2024-06-14 21:23:02 采購管理我要投稿

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采購流程e化的風險

　　采購流程e化的終極目標是采購流程優化。在信息化時代，企業與企業之間的競爭更多的是供應鏈與供應鏈的競爭。下面小編準備了關于采購流程e化的風險，提供給大家參考!

　　對于企業采購管理來說，流程e化意味著采購周期的大幅縮短、數據的系統化、管理的精細化、采購成本的降低、工作效率的大幅提高。但是優勢與風險從來都是并存的。采購流程e化伴隨的種種風險，總是會讓流程e化實施者深刻體會到“理想很豐滿，現實很骨感”的含義。

　　供應鏈思想與軟件的適應性問題

　　采購流程e化的理論基礎是供應鏈思想。采購作為供應鏈中的一個環節，涉及訂單、計劃、庫存、供應商等各方面，因此在進行流程e化時必須要考慮供應鏈的流程性、系統性、環節化等特點。而供應鏈思想本身就是一個舶來品，現實中，ERP系統一般都是以供應鏈思想為基礎的，它面向整個供應鏈，展示了具體的工作流，因此很多企業在應用的過程中出現了水土不服的現象。產生這種現象的根本原因是國內企業管理體系還未健全，企業文化和采購管理的方式還無法與這類軟件實現真正的融合。

　　邏輯混亂的采購流程

　　現在很多企業的采購流程會整合到各類ERP系統中，希望通過這些軟件來實現采購流程e化，最終實現采購流程的優化。這些ERP軟件包含了詳細的采購方面的計劃，如生產計劃、物料需求計劃、采購計劃等。但是在ERP系統上線之前，企業通常會遇到兩個方面的問題：一是不清晰的采購流程，二是ERP系統提供商的選擇。

　　對于前者，很多企業在進行采購流程e化時，不太了解企業自身的采購流程現狀，一個標準的采購流程是什么樣，以及e化之后的采購流程應該包括哪幾項，企業自身都是稀里糊涂的，不知所以然。對標準的采購流程沒有自己的認識只會讓企業陷入盲人摸象的境地，會大大增加采購流程訛的風險。

　　第二個問題是第一個問題的延伸。如果企業購買ERP系統，ERP系統提供商提供的是一種打包的服務，他們的技術人員會根據企業的實際對ERP的基本流程進行相應改造。要是企業對自身采購流程e化的需求沒有弄清楚，對標準的采購流程沒有清晰的認識，往往就會盲目地購買許多不同用途的采購管理軟件，盲目相信咨詢人員所做出的業務流程重組將輔助企業實現e化這樣的承諾，但是在對采購流程進行e化改造之后，卻發現許多業務在系統中根本無法實現。

　　流程無效

　　流程無效是另一個問題，主要表現在兩個方面：一是流程e化流于紙上談兵，沒有現實的執行，為了e化而e化。出現這種現象的原因有很多，主要有兩個，一是采購人員對于e化之后的流程不認同，認為機器太過死板，不如直接溝通來得直接;另一個原因就是企業流程e化并不徹底，沒有形成信息化氣候。例如有的企業就只對采購流程進行了e化，而銷售、生產等環節還是采用傳統的工作模式，采購流程無法與其他流程進行信息化對接，這樣e化效果就會大打折扣。

　　另一個是流程執行的成本大于實際流程處理事件的價值，例如用購買大型鉆井設備的采購流程去購買普通的辦公用品，e化之后的流程沒有被用在刀刃上。

　　數據的丟失或錯誤

　　采購流程e化弱化了人的職能，強化了數據的重要性。采購流程中的語言都是事先定義的，其中包括物料、供應商、客戶、庫存等等信息，這些信息的編碼都是唯一且標準化的，不能出現任何的失誤。同時系統還保存著采購產品在整個流程中所處的狀態。所以，采購數據的丟失或錯誤導致的結果可能是致命性的。而數據系統的穩定性問題是任何一個e化過都不得不面臨的問題。

　　流程的規范化與靈活性的矛盾

　　e化之后的采購流程是一個非常標準和規范化的系統，所有的編碼、數據都是用一套相同的流程語言。就拿ERP來說，其中的采購流程十分復雜，包括綜合平庫流程、采購入庫流程、招議標采購流程、庫存退庫流程等等。每一個流程都是一個嚴格規范化的過程。但是規范化的對立面就是靈活性差。

　　記者曾與一位鋼企的采購人員談到他們企業所用的ERP系統的靈活性問題，那位采購人員告訴記者，他們的采購是標準的銷售訂單導向，銷售訂單有多少，他們就采購多少相應的原材料，一旦訂單生成，系統也就自動算出他們要采購多少鐵礦石、多少煤等。但是在他們的ERP系統中，銷售人員只有權力下訂單，卻沒有權力取消訂單，因此，如果訂單需要取消，但銷售人員和采購人員溝通卻不順暢，那么相應的原材料采購就可能繼續實施，這無形之中增加了企業的庫存壓力。一個規范的流程由于權限的設定而少了一定的靈活性，這在現實中并不少見。

　　風險永遠跟隨著事物的發展進程，無法避免但能規避!如何讓一個動態系統在變動的環境條件下保持平衡狀態或穩定狀態，答案是“控制” !諾伯特·維納在闡述他創立控制論的目的時說：“控制論的目的在于創造一種言和技術，同時也尋找一套恰當的思想和技術。”采購流程系統是一個典型的控制系統，如何將控制思想滲透到每個環節、每個時間節點是企業規避采購流程e化風險需要考慮的重要問題。

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