商務秘書打電話的禮儀

時間：2024-09-30 15:13:12 商務秘書我要投稿

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商務秘書關于打電話的禮儀

　　打電話是人們在現代社會日常生活中的一項重要的溝通手段，而接打電話有一些必須注意的禮儀。比如說掛電話，就有小小的學問。下面一起和小編了了解一下吧!

商務秘書關于打電話的禮儀

　　打電話誰先掛

　　一般來說，上下級或長輩與晚輩之間通話時，按照禮儀，應由上級或長輩先掛斷電話。如果是同事或朋友之間打電話，那么誰先撥叫對方就由誰先掛斷。

　　選好打電話的時機

　　在打電話時，如果尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以后(假日在9點以后)，夜間則在21 點以前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話效率，減少占用時間。

　　使用電話應做好充分的準備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

　　向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通后，首先應說“你好!”然后迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人后，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打擾了!”或請對方幫助傳達：“如果可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;如果要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而后進入正式談話。

　　打電話通話態度

　　有專家指出，應當在企業中發展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養一種把每次電話都看作是一項潛在生意的態度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認為這將對提高企業效益產生重大影響。其實，各級國家行政機關同樣也應當培養這種“電話文化”，使各級公務員都能在通話中對通話對象表現出足夠的耐心、細致、周到和熱情。

　　(一)耐心撥打

　　撥打電話時，要沉住氣，耐心等待對方接電話。一般而言，至少應等鈴聲響過6遍，或是大約半分鐘時間，確信對方無人接聽后才可以掛斷電話。切勿急不可待，鈴響未過3遍，就斷定對方無人而掛斷電話;也不可響兩三下后就掛斷重撥，如此循環往復，似與對方“捉迷藏”，讓人把握不定;更不可在接通電話后埋怨對方，或在鈴響之時心急火燎地念念有詞，責怪對方。

　　(二)勤于接聽

　　基層公務員應當勤于接聽，電話鈴一響，就應即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時做好接電準備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時也妨礙了他人的正常工作。接電話也不宜過于迅速，鈴響一遍后就立即接聽，會給對方以唐突之感。

　　接電話的最佳時機，應當是鈴響兩遍或三遍后，因為此時雙方都已做好了通話的準備。如果確有重要原因而耽誤了接電話，則務必向對方解釋一下，并表示歉意。

　　須說明的一點是，基層公務員最好能培養自己較強的聽辯能力，熟悉與自己有著較多聯系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽出對方的聲音并直呼其名，這樣會給對方留下很好的印象，有利于進一步交流與溝通。

　　(三)解釋差錯

　　如果發現自己撥錯了電話，應當誠懇地向對方致歉，不可一聲不吭即掛斷電話，更不可怨天尤人，說諸如“倒霉”、“見鬼”一類的話。

　　如果發現對方撥錯了電話，切勿責備對方，而應向其解釋，告之本單位或本人是誰。必要而可能時，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。

　　如果因線路問題或其他客觀原因而導致通話中斷，則應由發話人迅速重撥一便，不可讓對方久等，并向其解釋、致歉;受話人也應守候在電話旁，不宜轉做他事，甚至抱怨對方。

　　(四)殷勤轉接

　　如果接電話時發現對方找的是自己的同事，應讓對方稍候，然后熱忱、迅速地幫對方找接話人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話。也不可讓對方久等，存心拖延時間。

　　如果對方要找的人不在或不便接電話時，應向其致歉，讓其稍后再撥。如對方愿意，可代為傳達信息，并準確做好記錄。如對方不愿留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時，不可過于“坦率”，說如“他在廁所”、“他說他不愿接”之類的話，以免失禮于人或引起誤會。

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