秘書收發郵件程序

秘書收發郵件程序

　　我們都知道只有在秘書人員在工作中做好秘書禮儀工作，秘書工作才能有助于公司達到最大的收益。但是秘書的郵件工作同樣很重要，那么秘書收發郵件程序有哪些呢?

　　一、收文工作的程序

　　1、簽收。

　　對所收文件的件數要認真清點，檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞;文件經清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時間

　　2、拆封。

　　啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，一般應予以退回。

　　3、登記。

　　登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好，然后再轉入下一道處理程序。

　　4、對信件(文件)迅速分類，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分，如信件(文件)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格，應用尺和黃色筆(如需復印，黃色不會在復印件上顯現)在這些內容下面畫出直線，或在信件(文件)上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，轉送前最好復印一份保存，以備查考。

　　二、發送郵件工作的程序有：

　　1、首先要對發件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;

　　2、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全;

　　3、郵件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎;

　　4、郵件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注;

　　5、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;

　　6、簽名，即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署;

　　7、登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件(文件);

　　8、了解和適應郵政方面的規章制度和寄發(發文)時間。

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