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如何實施項目管理最有效
怎樣才能實施有效項目管理，以期在復(fù)雜的項目管理中取得預(yù)期的目標與成果呢?這是每一位項目經(jīng)理都需要認真思考與面對的問題。盡管許多人都有著項目經(jīng)理這一頭銜，但在整個項目執(zhí)行過程中卻并不能夠制定出較好的實施計劃，不能夠規(guī)劃好資源安排，從而也就不能夠?qū)嵤┯行У捻椖抗芾怼?/p>
一、項目管理的概念
在繼續(xù)進行闡述之前，我們還有必要了解一下什么是項目管理。因為很多人正是不能夠真正明白什么是項目管理，所以也就不能夠?qū)嵤┯行У捻椖抗芾怼?/p>
通俗說來，項目管理就是對各類可用資源(資金、人員、物資、能源、場地、通信等)進行詳細計劃、有效組織及管理，以成功實現(xiàn)既定項目目標的一門學(xué)科。項目管理遇到的首要挑戰(zhàn)是嚴格按照項目規(guī)定(通常包括范圍、質(zhì)量、時間及預(yù)算)實現(xiàn)所有既定目標。其次就是優(yōu)化相應(yīng)配置，有效集成項目實施所必需的各類投入以滿足既定目標的要求。因而，項目管理包含的主要行為有：目標和事件的分析與設(shè)計;根據(jù)目標制定工作計劃;評估并管理風險(風險管理);資源估計與分配;工作組織與任務(wù)分配;工程進度控制;工程發(fā)展趨勢預(yù)測;質(zhì)量管理;變更識別、管理及控制;工程結(jié)束。在了解了項目管理這一概念及其包含的主要行為后，我們就可以繼續(xù)進行項目經(jīng)理職責范圍的闡述了。
二、項目經(jīng)理的職責范圍
概括來說，有五件事情是屬于項目經(jīng)理的職責范圍。或許有的項目經(jīng)理覺得自己的職責范圍廣得很，遠遠不止五件事。其實，不管你覺得自己的職責范圍是五件還是十件，只要你專注于以下五件事的管理，最后就會有一種得心應(yīng)手的輕松感。而且項目經(jīng)理無論牽扯到其他哪些事項，歸根到底都會對這五件事產(chǎn)生一定的影響。這五件事就是：
1、項目完成所需付出的時間。通常，可以對照已經(jīng)制定好的項目計劃，通過衡量項目的進度來對這一事項做出評定。
2、項目完成需要付出的資源。同樣，可以對照項目最初的計劃，通過衡量項目資源的消耗(如人或時、資金等)對這一事項做出評定。一般來說，這一事項的測定要比測量項目進度難得多，這需要依賴一系列的假設(shè)才能得以完成。此外，項目經(jīng)理必須做出努力，以確保自己能夠持續(xù)不斷地獲得項目所需的資源。人們往往只注重項目所用的時間，而忽視或低估項目所用的資源。這一方面是因為資源的耗費難以把握;另一方面是因為不太負責任的項目經(jīng)理往往可以通過多耗費資源為自己找到借口，避免受到他人的攻擊和非難，而相比之下，若是不能按期完成項目，要想為自己開脫就不那么輕松了。項目資源耗費過大，與不能按期交工一樣，都算是項目失敗了。
3、項目已完成工作的質(zhì)量狀況。項目每完成一項任務(wù)，可以通過評估已完成任務(wù)的質(zhì)量能否保證后續(xù)任務(wù)的順利開展，來評定已完成任務(wù)的質(zhì)量狀況，這樣，就能夠確保項目整體目標的實現(xiàn)。此外，項目經(jīng)理應(yīng)該結(jié)合自己所處的項目階段評估已完成工作的質(zhì)量狀況。盡管這個問題往往得不到充分重視，但實際上，這可以視為項目管理中難度最大的工作了。
4、項目范圍。自己是否一直在項目范圍的約束下工作?項目范圍仍然與項目現(xiàn)狀相關(guān)嗎?
5、項目客戶。現(xiàn)階段的工作仍然能夠符合客戶的期望嗎?
在明白了自己應(yīng)該管理的事項之后，接下來的問題就是確定如何實施有效管理。
三、項目經(jīng)理可以采取的措施
從某種程度上來講，這方面的工作會更加艱巨，但同樣道理，項目經(jīng)理如果已經(jīng)做好基礎(chǔ)工作，那么，只要再付出自己辛苦的工作，就可以水到渠成，取得成功，這恰恰是成功項目經(jīng)理應(yīng)對自如而一般項目經(jīng)理拼命掙扎的原因所在。從項目經(jīng)理實際采取的行動來說，做好這項工作并不是特別難。無論項目經(jīng)理如何高高在上，多么富有經(jīng)驗，多么聰明絕頂，在實施管理時，他所能采取的措施是相對有限的。項目經(jīng)理可以采取的措施有：
1、改變團隊的工作方式。這相對比較容易做到，項目經(jīng)理可以鼓勵團隊成員工作更努力一些，要求他們在項目上多投入一些時間，更專注一些，讓他們重新安排工作的輕重緩急，排出優(yōu)先次序，當然也可以審視一下他們實際的工作方法。
2、調(diào)整項目投入的資源。如果項目執(zhí)行過程中有稍微滯后現(xiàn)象，或是項目偶爾出現(xiàn)了提前完工的跡象，項目經(jīng)理就可以調(diào)整一下項目投入的資源狀況。當然，在資源充足的情況下，也可以從項目中適當抽出一些資源移作他用。基本的做法是，要么取得更多的資源，要么取得不同的資源。另外，還有一種也具有同樣重要意義的做法是，在需要資源時，提高項目的重要地位，從而使項目更容易取得所需的資源。
3、變更項目范圍。項目如果進展不順，可以通過縮減項目范圍，專注于有限的幾項核心交付成果和項目需求的實現(xiàn)，就可以改變項目進展的不利局面。
4、增加項目任務(wù)。這方面的工作并不像上述改變項目范圍那樣寬泛。比如，為了應(yīng)對項目遇到的風險和問題，項目經(jīng)理可以通過加大項目成員所承擔的工作量，以解決出現(xiàn)的問題，化解遇到的風險。
5、調(diào)整項目計劃和方法。計劃只是計劃，只有當項目完工時，計劃才能變成事實。因此，如果計劃制定得不夠正確，就可對其進行變更。如，可以推翻原先的計劃，重新編寫，也可以調(diào)整相關(guān)的要素條件，這樣也能起到一定的改善作用。在項目管理過程中，人們常常會認定一種解決方法，但一般來說，解決問題的方法很多，并不僅僅限于一種。因此，如果運用一種方法，無法取得相應(yīng)的效果時，就需要有創(chuàng)造性的思考和探索，看看是否還有其他相應(yīng)的方法。
6、調(diào)整項目質(zhì)量要求。調(diào)整項目交付成果的質(zhì)量要求，會對項目所需的時間和資源產(chǎn)生巨大影響。做出質(zhì)量變更時，一定要謹慎，一定要予以充分的說明，揭示出質(zhì)量變更后的可能結(jié)果。我們或許都曾遇到過這樣的項目，參與項目的工程技術(shù)人員費盡心機，希望取得高水平的質(zhì)量要求，但這種質(zhì)量標準遠遠超出了項目本身的實際需要，而為了實現(xiàn)這一質(zhì)量要求，往往會造成過多的時間投入，花費過多的資金預(yù)算。當然，更常見的是，項目經(jīng)理為了完成項目的交付成果，往往會走捷徑、抄近路。項目經(jīng)理如果過分注重項目投入的時間和成本，常常會在不知不覺中改變項目的質(zhì)量要求，直到意識到項目無法實現(xiàn)最優(yōu)結(jié)果時，才明白先前自己并沒有注意到項目的質(zhì)量要求已經(jīng)發(fā)生了變化。
7、做出決策，逐級報告。項目經(jīng)理無論在獨立工作時，還是在與不同的項目客戶和項目干系人合作時，通常都需要對具體的行動措施做出決策。如上述提到的所有改變和變更，都需要做出某種決策，并且如果這種改變和變更極為重要時，項目經(jīng)理在決策時還需要征得外部相關(guān)人員的同意。當然，日常工作中的一些并不十分重要的決策，可以由項目團隊直接做出。
8、終止項目工作。實際上，可以隨時采取的一項措施是宣告項目終止，停止所有的項目工作。當然，采取這一措施時，必須經(jīng)過慎重考慮，相信每個項目經(jīng)理都不愿做出這樣的決定。但當項目無法實現(xiàn)預(yù)期目標時，就應(yīng)該考慮終止項目。當然，這要符合下面的決策前提：啟動項目時，其首要的依據(jù)是實現(xiàn)既定的目標，因此，既定的目標一旦無法實現(xiàn)，項目也就失去了存在的依據(jù)和理由。當然，項目經(jīng)理一旦面臨終止項目的抉擇，盡早意識到這點會更好一些，以免陷入過高沉沒成本的束縛。因為，已經(jīng)花費的時間和金錢將一去不復(fù)返，項目經(jīng)理需要關(guān)注的是從目前的情況來看，完成項目需要再投入多少時間和精力。
憑借上面列出的這些指標，項目經(jīng)理就可以形成自己的判斷，并根據(jù)情況及時采取相應(yīng)的行動了，采取行動是項目管理的核心和關(guān)鍵。
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