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如何啟動項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理雖然是是一門復(fù)雜規(guī)范的管理科學(xué)(盡管有時它像一門藝術(shù)而不是科學(xué))，但你不需要所有的復(fù)雜的和規(guī)范的程序來運(yùn)行一個成功的項(xiàng)目，那么如何啟動項(xiàng)目管理呢，一起來了解一下!
項(xiàng)目管理的三個“規(guī)律”
“項(xiàng)目”是一個可大可小的詞，它可能是一項(xiàng)相當(dāng)簡單的活動，比如為辦公樓所有的接待員配上新的個人電腦，也可能是一項(xiàng)很復(fù)雜的冒險活動，例如開發(fā)系統(tǒng)軟件或進(jìn)行系統(tǒng)升級，或者是一項(xiàng)有意義的龐大任務(wù)，如全公司采用ERP。一個項(xiàng)目可能只有一個員工或者由來自不同公司的幾十人組成的團(tuán)隊(duì)。它可能是高科技含量的，也可能根本就不含任何技術(shù)。簡單的項(xiàng)目可能不需要規(guī)劃，所有的關(guān)鍵信息都存在你的腦海里就可以;相反，一個復(fù)雜的項(xiàng)目可能需要特殊的項(xiàng)目軟件，同時需要團(tuán)隊(duì)進(jìn)程和時間表以便跟蹤。
下面的三個規(guī)律也許沒有道理可講，但是它們常常被證明是正確的：
①沒有一個重要項(xiàng)目是按時、在預(yù)算內(nèi)或者由啟動者來完成的。
②項(xiàng)目在完成95%之前進(jìn)展迅速，之后毫無進(jìn)展。
③當(dāng)事事進(jìn)展順利時，將會有問題出現(xiàn)。
根據(jù)這三個不是規(guī)律的規(guī)律，我們可以得出這樣兩個推論。推論一：當(dāng)事情不能再糟糕時，將有轉(zhuǎn)機(jī)。推論二：當(dāng)事情順利時，是因?yàn)槟愫鲆暳四承﹩栴}。
項(xiàng)目管理的要點(diǎn)
項(xiàng)目管理(PM)成為一項(xiàng)正式學(xué)科并在今天的公司生活中廣泛存在。
●一個項(xiàng)目有5個要點(diǎn)需要你回答：目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員、時間、花費(fèi)和公司里誰將支持它。
●項(xiàng)目的大小和范圍有很大的不同，并且它們可能在人們毫無知覺的情況下啟動，可能沒有正式的要求，沒有特定的預(yù)算，只有大概的完成日期。另一方面，要求、預(yù)算、完成日期可能是完全確定的。
●作為一位項(xiàng)目經(jīng)理最重要的任務(wù)是詳細(xì)說明一個清楚的項(xiàng)目目標(biāo)(或一系列目標(biāo))。在首先確認(rèn)目標(biāo)之前不要做任何事，讓團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目贊助者一致同意項(xiàng)目的目標(biāo)，并把它寫下來。
●然后，為你的項(xiàng)目爭取幫助和贊助，你不能獨(dú)自一人做項(xiàng)目，你需要其他人的幫忙，可能是公司其他部門的人。
●在詳細(xì)說明你的目標(biāo)之后，你還需要詳細(xì)解釋達(dá)到目標(biāo)需要的步驟，這些步驟被稱為里程碑。
根據(jù)這些要點(diǎn)，你有5個關(guān)鍵問題需要得到答案：
①項(xiàng)目的目標(biāo)是什么?
②誰將是幫助我完成這個目標(biāo)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員?
③項(xiàng)目需要花多長時間完成?
④項(xiàng)目將要花多少錢?
⑤其他還有誰會支持這個項(xiàng)目?
想清這些問題后，就可以進(jìn)入啟動項(xiàng)目階段了。
如何啟動一個典型項(xiàng)目
最初項(xiàng)目可能缺乏細(xì)節(jié)，沒有花費(fèi)、時間進(jìn)度或所需資源的架構(gòu)。事實(shí)上，當(dāng)這些問題數(shù)字化時，項(xiàng)目已經(jīng)被扼殺了，因?yàn)樗ǖ臅r間太長了，要用太多的錢，或者需要很多員工。
而一旦你有一個項(xiàng)目需要管理，不管你自己做或給別人來做，你的工作是好好管理它。顯然，不同規(guī)模的項(xiàng)目不能使用同樣的方法管理。在這里，我們假定我們有一個10人左右的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目將需要4～5個月時間。
首先我們需要明確定義項(xiàng)目目標(biāo)，因?yàn)檫@樣我們可以把目標(biāo)作為成果，它將標(biāo)志著我們的項(xiàng)目已經(jīng)成功完成。項(xiàng)目的目標(biāo)必須具有以下幾個重要特征：
●明確定義。
●項(xiàng)目相關(guān)重要人員一致同意(這個團(tuán)隊(duì)可以包括那些不直接參與項(xiàng)目的人)。
●記錄下來。
除了所考慮的其他問題，我們首先應(yīng)當(dāng)確定目標(biāo)，讓它一致通過，并記錄在案。
認(rèn)真把你的項(xiàng)目目標(biāo)與公司總體目標(biāo)相比較。最好不要把你的部門或你自己看成一個孤島，而要把它看成組織的有機(jī)組成部分，使你的項(xiàng)目目標(biāo)服從公司的總體目標(biāo)。如果你的公司是汽車零配件商，你正要為公司安裝一套新的電話升級系統(tǒng)，公司里的許多人會想，他們?yōu)槭裁幢仨殠椭悖@項(xiàng)活動如何幫助他們。你需要明確答復(fù)這些問題。
在明確定義項(xiàng)目目標(biāo)的同時，你需要認(rèn)真考慮項(xiàng)目的正式贊助人。可能你的老板布置給你這個項(xiàng)目，你一定要清楚地告訴他你很快就需要他的幫助。如果你自己創(chuàng)建這個項(xiàng)目，在清楚地勾勒出它的目標(biāo)后，要清楚地計算出你將從公司的其他人那里能得到多少幫助。你的項(xiàng)目可能正是公司總裁或其他高級管理人員的得意項(xiàng)目，如果是這樣的話，這樣的贊助和支持能極大地幫助你消除障礙。
項(xiàng)目里程碑的重要性
當(dāng)確定了項(xiàng)目目標(biāo)后，下一步就是確定項(xiàng)目的里程碑了。我們要清楚地了解達(dá)到目標(biāo)需要做哪些事，需要將目標(biāo)分解成一個個里程碑。這里不需要分得太細(xì)，但是應(yīng)該將項(xiàng)目分解，以便于思考我們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要什么人，并且可能開始擬訂一些遠(yuǎn)景規(guī)劃，包括時間進(jìn)度、花費(fèi)和其他資源
假如項(xiàng)目的目標(biāo)是在公司的所有電腦上安裝升級的微軟Word軟件，而你在一個400人的公司工作，你需要認(rèn)真計劃如何以及何時來完成這項(xiàng)任務(wù)。盡管部門以外的某些人認(rèn)為這是一項(xiàng)簡單的任務(wù)，但任何有IT經(jīng)驗(yàn)的人都知道像這樣的一個升級項(xiàng)目要花很多時間和精力。
深入理解項(xiàng)目這個概念，因?yàn)槟愫湍愕膱F(tuán)隊(duì)成員完全可能同時卷入幾個項(xiàng)目，每一個規(guī)模都不同，每一個都在其周期的不同點(diǎn)，并且每一個都在爭資源，包括你的時間。你不僅要協(xié)調(diào)公司范圍內(nèi)的Word的升級，你還要對給一個服務(wù)器安裝新的操作系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督，還參與購買全公司的電話系統(tǒng)，并為跨部門組合的團(tuán)隊(duì)評估公司新的醫(yī)療福利體系。同時你工作的各個項(xiàng)目的每一位成員也都在為其他更多的項(xiàng)目工作。因此在你確定里程碑時，你也應(yīng)當(dāng)指出項(xiàng)目的風(fēng)險，畢竟有一些事情可能會阻礙一個項(xiàng)目的成功，對于這些，你盡量預(yù)見到一些未知的風(fēng)險。
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