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檔案管理制度基礎(chǔ)知識(shí)
檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案資 料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。下面是小編為大家分享檔案管理制度基礎(chǔ)知識(shí)，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、歸檔范圍。
凡是反映本社活動(dòng)的章程、管理制度、社員情況、規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì) 資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事情況、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié) 議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記 錄均屬歸檔范圍。
二、檔案管理由檔案管理員負(fù)責(zé)。
保證本社的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用 方便。
三、資料的收集與整理。
歸檔資料實(shí)行“季度收集整理”和“年度歸檔立卷”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月為季度收集整理期，每年二月份為檔案資料歸檔立卷期。在檔 案資料收集整理和歸檔立卷期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各部門 應(yīng)積支持極配合。凡涉及商業(yè)機(jī)密的文件必須按規(guī)定另外歸檔存放。檔案管理員根據(jù)有關(guān)文書立卷歸檔管理制度實(shí)施檔案歸檔整理。
四、資料的分類與歸檔。
檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案資 料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
五、檔案的借閱。
理事會(huì)和監(jiān)事會(huì)成員借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手 續(xù)。因工作需要，本社的其他人員需借閱檔案的，本人提出申請，非密級(jí)的由理事會(huì)成員審批; 借閱密級(jí)檔案的由理事長審批，原則上只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)再外借;本社外的人員借閱檔 案，一律由理事長審批。借閱者要保持整潔完整，不得涂改遺失;要注意安全保密，未經(jīng)允許， 不得翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案的銷毀。
任何個(gè)人或部門未經(jīng)允許不得銷毀檔案資料。檔案到了銷毀期，由檔案 管理員進(jìn)行清理，寫出書面銷毀報(bào)告報(bào)理事會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員須 認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀審批報(bào)告和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。銷毀登記 表永久保存。在銷毀檔案資料時(shí)，必須由監(jiān)事會(huì)成員監(jiān)督銷毀并在銷毀登記表上簽字。
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