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時(shí)間管理能力提升計(jì)劃
引導(dǎo)語(yǔ)：“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間具有供給毫無(wú)彈性、無(wú)法蓄積、無(wú)法取代、無(wú)法失而復(fù)得四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。
一、什么是“時(shí)間管理”
時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 所謂“自管理者的管理”就是你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
時(shí)間管理(Time Management)就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。
二、“時(shí)間管理”的重要性
1、設(shè)立明確的目標(biāo)，讓我們?cè)谧疃虝r(shí)間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)既定目標(biāo)。
2、有計(jì)劃、有組織進(jìn)行工作，列出工作清單，進(jìn)行目標(biāo)切割，更順利的完成工作。
3、二八定律，分清工作輕重緩急，合理分配時(shí)間，提高工作效率。
4、充分授權(quán)，并取得良好的時(shí)間協(xié)作，更高效率完成工作。
5、嚴(yán)格的規(guī)律與紀(jì)律為更好的完成工作提供了制度保障。
三、時(shí)間管理的誤區(qū)及解決辦法
所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。我們?cè)跁r(shí)間管理中存在五個(gè)誤區(qū)：
誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃
由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：
1、目標(biāo)不明確
2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣
3、缺乏做事輕重緩急的順序
4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則
所以我們要設(shè)立明確的目標(biāo);成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的重要性目的是讓我們?cè)谧疃虝r(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);我們需要把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫出來(lái)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，并依照計(jì)劃進(jìn)行。
如何制定計(jì)劃
(一)了解情況
1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位
2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位
3 、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)
4 、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求
5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系
(二)遵循5W2H
Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)
When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行
Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)
Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)
How to： 用什么方法進(jìn)行
How much：需要多少成本
(三)設(shè)置控制點(diǎn)
1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。
2、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。
(四)利用計(jì)劃工具
計(jì)劃管理工具主要有WBS、PERT、GANTT等。
誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)
組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)
2、“事必躬親，親力而為”
3、溝通不良
4、工作時(shí)斷時(shí)續(xù)
解決組織工作不當(dāng)，首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托：“明智地接受請(qǐng)托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎?對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎?如果接受它，將付出什么代價(jià)?如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果?經(jīng)過(guò)這一番“成本——效益分析”之后，就可以決定取舍了。
其次，學(xué)會(huì)利用資源：對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)部門秘書(shū);想了解公司的考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)公司的考勤管理員;等等。
誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠
我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：
1、習(xí)慣拖延時(shí)間。
2、不擅處理不速之客的打擾。
3、不擅處理無(wú)端電話的打擾。
4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一!然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費(fèi)!
這就需要我們合理分配時(shí)間，保證每天都有合理的時(shí)間不被打擾，以便我們可以更好的完成工作。
誤區(qū)四：整理整頓不足
辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。”
誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)
我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生
活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、個(gè)人的消極態(tài)度
2、做事拖拉，找借口不干工作
3、唏噓不已，做白日夢(mèng)
4、工作中閑聊
如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰!
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